Во встрече можно принимать участие, а можно на ней просто присутствовать. Искусство встреч состоит в том, что вы должны посещать лишь те, в которых вы будете принимать участие и отклонять те, на которых вы будете только присутствовать. Последние — это встречи-паразиты, которые не двигают прогресс, только съедают ваше время.
Присутствие на встрече — это не участие. Не работа. Не прогресс. Это трата самого ценного вашего ресурса, вашего времени.
Звучит просто и логично, но как отличить один тип встреч от других? Я разделил встречи-паразиты по категориям, чтобы вы смогли опознать паразитную встречу в вашем календаре и вежливо ее отклонить. Пользуйтесь!
Но прежде, чем мы начнем, вот маленький подарок: мудрость Сенеки об утраченном времени.
Так и поступай, мой Луцилий! Отвоюй себя для себя самого, береги и копи время, которое прежде у тебя отнимали или крали, которое зря проходило. Сам убедись в том, что я пишу правду: часть времени у нас отбирают силой, часть похищают, часть утекает впустую. Но позорнее всех потеря по нашей собственной небрежности.
Так давайте не будем расстраивать великого философа и посмотрим, какие встречи можно не проводить.
🤔 Мне только спросить
Некоторые люди не могут сформулировать вопрос текстом или просто не хотят этого делать. Для решения вопроса им необходимо поставить встречу на полчаса, даже если вопрос не займет дольше пяти-десяти минут.
Бороться с такими встречами легко: попросите сформулировать вопрос в тексте. Текст почти всегда лучше голоса, потому что заставляет обе стороны формулировать свои мысли. К тому же, в итоге текстовой коммуникации у вас останется текст, который можно будет потом переслать другим людям!
🐗 Обкашлять вопросик
Такая встреча появляется, если встает сложный вопрос, и его требуется аппрувнуть нескольким людям. На встречу собирают всех причастных, поверхностно вводят в курс дела и просят принять решение.
Но если вопрос сложный, ввести людей в курс дела за пять минут — это верх мастерства. Даже если получилось, обсудить сложный вопрос за 30-60 минут не получится. Иногда выглядит так, что автор встречи просто пытается размазать ответственность за решение. Обсуждение реального вопроса может сползти в ненужные детали, кто-то будет заострять внимание на одном аспекте и оставлять иные важные нюансы без внимания.
Вместо таких встреч, я пишу one-pager'ы, в которых описываю суть проблемы и предполагаемое решение. Затем я рассылаю документ всем причастным и прошу оставить комментарий: за, против и какие есть консерны по поводу.
Если обсуждение в тексте привело к спорам и обсуждениям, и они затягиваются, вот тогда можно поставить встречу по конкретным вопросам с конкретными людьми.
🔄 Синхронизация
Если вы ведете крупный проект и у него есть рабочая группа, обязательно появится и регулярная встреча по проекту.
Иногда это полезно. Чаще — нет. Посудите сами: если в ходе проекта возникают вопросы, их надо решать немедленно, а не ждать встречи. Я много раз видел, как люди ждут день-два до синхронизации, потому что привыкли решать вопросы на встрече. Неправильно. Вопросы надо решать сразу, по мере их поступления.
Создайте чат проекта и обсуждайте вопросы там. Это быстрее с точки зрения разработки и экономнее с точки зрения управления. Синхронизация нужна в двух случаях: либо количество вопросов слишком велико, либо они слишком комплексны, чтобы решить их текстом.
‼️ Выводы
Эти три типа встреч могут отнимать у вас часы и дни. Попытайтесь перевести их в асинхронные форматы, в чаты или в one-pager'ы. Результат может вас удивить.
В следующем посте я поделюсь своим рецептом эффективных встреч. Поделитесь: какие ненужные встречи вы замечаете в вашей работе? Буду рад добавить их в следующий список.