Как превратить 8 000 документов в рабочий инструмент, а не корпоративный архив

Чем больше документов накапливается в компании, тем сложнее с ними работать. Найти нужный регламент среди тысяч файлов, проверить его актуальность, разобраться в связанных документах — на все это у сотрудников уходит время, которое можно потратить на более важные задачи.

В прошлый раз мы рассказывали, с какими проблемами сталкиваются компании, когда документов становится слишком много. Сегодня разберём один из таких use-кейсов — работу с большой базой нормативно-методической документации.

В компании накопилось более 8 000 документов, а ее структура включала около 20 организаций. Документы создавались и согласовывались в СЭД. Но для работы с уже утвержденной базой сотрудникам не хватало удобного инструмента.

Задача была не просто собрать документы в одном месте, а сделать так, чтобы с ними было легче работать:

1️⃣ Упростить поиск. Раньше документы искали через реестры, а за помощью часто обращались к методологам. В новой системе появился интеллектуальный поиск по содержанию документов. Пользователю не обязательно знать точное название или реквизиты — искать можно по смыслу запроса.

2️⃣ Помочь ориентироваться в большой базе. Документы распределили по областям регламентации. Так сотрудник может выбрать нужное направление и посмотреть связанные с ним материалы. Для документов также формируется краткий обзор, который помогает быстро понять их содержание.

3️⃣ Работать только с актуальными документами. Новую систему интегрировали с действующей СЭД. Там документы по-прежнему создаются и согласовываются, а в базу для сотрудников попадают уже утвержденные версии. Система также учитывает структуру компании и показывает пользователям релевантные для них документы.

4️⃣ Собрать нужные инструменты в одном месте. Сотрудники могут создавать подборки документов, смотреть аналитику и оставлять обратную связь. В итоге вместо обычного архива получается база, которой можно пользоваться в ежедневной работе.

В результате поиск нужной информации, который ранее мог занимать десятки минут, сократился до нескольких секунд. Одновременно снизилась нагрузка на методологов: сотрудникам больше не нужно обращаться к ним каждый раз, когда требуется найти нужный документ или разобраться в структуре нормативной базы. Удалось преобразовать систему хранения документации в единую базу знаний, где каждый сотрудник может быстро найти нужное, проверить актуальность и понять, какие документы относятся к его задаче.

В следующих постах продолжим разбирать, как меняется работа с корпоративной информацией, когда недостаточно просто найти документ — и нужно учитывать связи между документами, процессами и другими данными.

#use_кейсы