Как меньше путаться с расписанием

В начале практики я регулярно что-то путал: время консультации, в каком она у меня кабинете, даже имена клиентов. Сейчас таки штуки происходят почти никогда, и я хочу поделиться парой лайфхаков, которые мне помогают.

1. Пользоваться онлайн-календарём.
Я знаю людей, которые спустя 10 лет практики записывают расписание в заметки. Меня это повергает в ужас: во-первых, выше риск того, что встречи наложатся друг на друга, во-вторых, если нет облачного бэкапа, то при потере устройства все наступает хаос. Я пользуюсь гугловским календарём, у меня сессии с клиентами выделены красненьким, а личные дела — синеньким.

Ещё к моему календарю прикручен календарь кабинета, который я снимаю, и очень удобно видеть, когда он свободен, предлагая время клиенту.

2. Не терять контакты клиента.
Если клиенты пишут в вотсап, дублировать их телефоны (а лучше общаться в облачном мэссенджере или в почте). Я однажды потерял телефон и просто не знал, куда отправить клиенту ссылку на зум, потому кроме как в WatsApp у нас общения не было.

Ещё я раньше не любил общаться с клиентами в телеграме, это ощущалось как более личное пространство, и старался всё рабочее держать в WA. Сейчас отошёл от этого, и организовывать работу стало проще — отчасти благодаря созданию папки “Clients” для чатов с клиентами.

3. Сначала записать, потом подтвердить
Самый важный лайфхак, который, кажется, тысячу раз меня спасал. При записи клиентов не подтверждать запись, пока она не будет в календаре. То есть если клиент пишет “да, мне вот это время подходит, запишите меня на него”, то я сначала запишу, а потом отвечу "записал". Потому что если я сначала отвечу с мыслью “через несколько секунд запишу”, то есть риск, что через несколько секунд я окажусь не в календаре, а в инстаграме, где смешные видео с котами превратят мою концентрацию в кисель, а сессия будет мной пропущена.

Тут кажется работает принцип, как в банкомате — не дают деньги, пока человек не забирает карту, потому что иначе карту будут забирать (спасибо тем, кто это придумал).

4. Если сомневаюсь — переспрашиваю.
В целом накладок в расписании стало намного меньше, чем было, но я до сих пор иногда вижу в календаре какую-то фигню, типа две сессии с одним и тем же именем клиента подряд, или если наоборот не вижу запись с человеком, с которым давно не работали. В таком случае я обязательно пишу человеку и спрашиваю, на чём мы договорились по поводу следующей встречи. Better safe then sorry.


Наверняка за пять лет практики появились ещё какие-то привычки, но вот эти — основные. А у вас есть какие-то лайфхаки или правила, которые помогают быть организованными и не путаться с расписанием?