👨‍💻✍️ Гайд по KSeF: что вам стоит знать (продолжение + подборка бесплатных приложений)

С 2026-го в Польше начнут активно использовать KSeF. Это государственная система, которая позволяет выставлять, обмениваться и хранить фактуры в электронном виде онлайн. Читайте про основные изменения ниже.

Uwaga, это продолжение (так как текст получился довольно длинным). Начало разбора от Сергея — сертифицированного главного бухгалтера и основателя бюро Prawdziwa Księgowość — читайте по ссылке 👈

🟣 Что ещё стоит знать про выставление счетов-фактур с 2026 года:

🔹Каждому счёту-фактуре после его корректной отправки будет присвоен уникальный идентификационный номер. Он понадобится, к примеру, для новой версии JPK_VAT, которая будет действовать с 1 февраля 2026 года (JPK_V7M(3)/JPK_V7K(3)).

🔹Кроме того, с 1 января 2027 года покупатель товара или услуги, который является активным налогоплательщиком НДС и проводит платежи по структурированным счетам-фактурам другому активному налогоплательщику НДС, будет обязан указывать номер KSeF или сборный идентификатор в назначении платежа.

🔹Счета-фактуры, выданные в офлайн-режиме и переданные покупателю до отправки в KSeF, должны содержать два QR-кода: один для доступа к счету и данных, другой для подтверждения личности отправителя. Для второго кода потребуется сертификат KSeF.

🔹Аутентификация в KSeF будет возможна с помощью профиля зауфаного, квалифицированной электронной подписи или квалифицированной электронной печати с NIP субъекта. И с 1 февраля 2026 года также можно будет использовать специальные сертификаты KSeF (подать заявку на их получение можно уже с 1 ноября 2025-го).

🔹Получатели счетов-фактур, выставленных вне KSeF, сохраняют право на вычет НДС — если сделка была реальной и соблюдены другие условия, предусмотренные законодательством.

🔹KSeF позволит прикреплять приложения к счетам-фактурам с 1 февраля 2026 года — но только для данных налогового характера и после предварительной регистрации.

🔹Штрафы за невыставление счета-фактуры в KSeF начнут действовать с 2027 года. Штраф может составлять до 100% суммы НДС на счете-фактуре (для налогоплательщиков, освобожденных от НДС, — до 18,71% валовой стоимости счета-фактуры).

🟣 Какие бесплатные инструменты KSeF поддерживает Министерство Финансов?

🔹Aplikacja Podatnika KSeF — для управления разрешениями, выставления и получения электронных счетов-фактур, просмотра, загрузки, проверки статуса отправки и получения UPO.

🔹Aplikacja Mobilna KSeF — для быстрого выставления и получения структурированных счетов-фактур с мобильных устройств.

🔹Обновленный модуль в приложении e-mikrofirma (только для счетов-фактур внутри Польши): позволяет связать существующий аккаунт с KSeF, выставлять счета-фактуры в KSeF, получать структурированные счета-фактуры на покупку и переносить их непосредственно в учет НДС.

👉 Также читайте пост от «Złoty Dzik»: «KSeF: 5 ловушек, которые могут "заблокировать" бизнес»

✍️ Предыдущие разборы от Сергея:

🔹 Как выбрать бухгалтера для ИП в Польше: подробный гайд
🔹 Операционный лизинг легкового авто у ИП — 5 ключевых вопросов и ответов