Как можно описывать бизнес-процессы внутри компании?

Давайте продолжим вчерашнюю тему про бизнес-процессы (далее БП) и порассуждаем на тему принципов их описания.

Итак, сразу начнем с перечисления:

1. Описывать БП нужно только большой рабочей группой. Это должны регулярные общие сессии с модератором, который будет все фиксировать. Точно не получится в одного сотрудника, сидя за монитором, все структурировать, утвердить и запустить. Описание БП это всегда живой организм с обсуждениями, дискуссиями, сомнениями, решениями и недовольными.

2. Да, недовольные сразу появятся, как только мы начнем декомпозировать этапы и официально вручать людям новую ответственность за определенные задачи, которую они так изящно избегали долгое время.

3. Сессии желательно делать один или два раза в неделю, но сразу надолго, чтобы обеспечить глубокое погружение команды. Рекомендую тайминг на сессию по 2-3 часа.

4. В рамках одной сессии желательно, чтобы активно участвовали не более 10 человек.

5. Ключевые ЛПР должны быть всегда на сессиях. Ведь структуризация бизнес-процессов - это время для принятия управленческих решений и разрешения давних споров. Без человека, который в может сказать «будет так и точка!» такие сессии сильно теряют в эффективности.

6. Вся фиксация БП должна вестись на одной площадке или в одном документе, где мы сразу можем простроить связи между этапами, сроками и ответственными.

7. Рекомендую сначала описать БП процессы текстом в табличном формате, а уже потом переводить это все в блок-схемы или в код.

8. В рамках описания БП важно определиться с ролями и терминами. Кто-то использует методологию Рыбакова с функциями заказчика, архитектора и пр. Кто-то внедряет другую технологию, но принципы ролей и их влияние важно закрепить.

9. В начале каждого БП нужно обозначить его цель, задачи, метрики измерения результативности и сроки/периодичность.

10. Процессы рекомендую разбивать по шагам. Желательно не более 10 на один процесс. Если понимаем, что шагов значительно больше, то значит надо декомпозировать описание на более мелкие этапы - подпроцессы.

11. В каждом БП нужно определить, что именно является точкой его запуска и что завершением. Это должны быть твердые материалы или статусы. Например, прохождение экспертизы и получение АР является триггером для запуска процесса отрисовки планировок и создания рендеров. А завершение айдентики проекта становится стартом запуска процессов по сайту и рекламной кампании.

12. Укаждого шага БП должен быть один ответственный. Исполнителей может быть сколько угодно, но ответственный всегда один. Всегда.

13. Сами процессы можно структурировать в двух системах логики:
- как они происходят прямо сейчас
- как они могут начать происходить с завтрашнего дня с учетом, что уже вся инфраструктура в виде софта, людей и прочего для этого готова.
Важно не начинать описывать процессы, как это может быть в идеальном мире и с замером на далекое будущее. Максимум 3-месячная перспектива.

14. Все описанные БП надо актуализировать минимум раз в год. А лучше и раз в 6 месяцев. Добавлять новые шаги, людей, материалы.

15. Все утвержденные БП нужно презентовать и разжевать команде. Прям где-то даже продать им их. Без плотной интеграции есть риск оставить эти описанные БП просто на бумаге.

Вот пусть будет 15 принципов описания бизнес-процессов. Вроде ничего критичного не упустил.

Надеюсь теперь вам стало более понятно, как подойти к этом дивному большому зверю, которого многие страшатся.