Она пытается объяснить своим подчиненным (фем. подчиненкам?), как писать ясно и структурировано, но ей все равно приходится править написанное ими.
«После наших занятий у меня каждое письмо получается, как яблочко наливное, а не как вареная квашенная капуста».
Чувствуете, каков слог? Метафора нужна не для красоты, а для ясности.
И это тем более странно, что ПИСАТЬ ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА Я НЕ УЧИЛА. Мы описывали, как ежики шуршат в опавших листьях.
И знаете, как это работает? Если ты учишься творческому письму, то и деловой стиль подтягивается. Как в танцах, наверное. Учишься джиге – получится и хастл.
Что я, как писатель и сценарист, могу посоветовать в области делопроизводства:
1. Сочиняя, держите в голове две вещи – кому вы пишете и чего вы хотите добиться. От первого зависит стиль изложения. Конечно, деловое письмо не должно содержать образов и диалогов. Но, согласитесь – прошение депутату района по стилю должно отличаться от письма родителям детей-туристов. Первое – стиль.
2. Второе – цель. Не вываливайте ее сразу, подведите к ней, высказывая свои аргументы. В середине письма адресат и сам должен догадаться, что ему надо сделать то, о чем вы попросите в конце письма😋.
3. Три самых сильных места письма – обращение, начало и конец. (как и в рассказе – название, начало и конец)
4. Подключите читателя эмоционально (тут надо тонко, про ежиков пишите в другом месте). Изложите ситуацию его глазами, а потом присоединитесь там, где вы можете присоединиться: «Мы понимаем, насколько вам важно, чтобы каникулы прошли безопасно, весело и с пользой. Мы тоже очень этого хотим! Поэтому /…/» Вообще, все письмо пишите, думая о читателе.
5. Конкретика вместо эмоций. Попрактикуйтесь – напишите письмо от имени робота, от имени доброй соседушки, от имени литературного персонажа и от имени идеального сотрудника вашей сферы. А потом выберете наиболее подходящее.
6. Избегайте канцеляризмов. Канцеляризмы это 🤢. Всегда можно найти человеческие, но не разговорные варианты. ПИШИТЕ ЧЕРНОВИК.
7. В драматургии есть такое понятие «альтернативный фактор». Герой должен убить злодея, иначе погибнет его дочь (или весь мир). Покажите в письме альтернативный фактор – что будет, если получатель не сделает. И позитивный исход – что будет, если просьба будет выполнена.
8. Структура важнее стиля! Тема – контекст – просьба – срок – альтернативный фактор – резюме.
9. В постскриптум помещайте самое важное, что получатель письма должен запомнить.
Аня, буду рада, если твоим сотрудникам это пригодится.
Может, я что-то упустила?