Мои правила тайм менеджмента.
Хотела поделиться с вами своими правилами тайм менеджмента.
Я в принципе не могу жить без календаря и планов. Это и хорошо и плохо, одновременно.
С одной стороны отсутствие планов вызывает лично у меня тревогу, с другой стороны имея планы, я многое успеваю.
✅Самое первое, что надо сделать, для того чтобы планировать свое время это начать вести список дел. Выписывайте все свои дела на листок бумаги или ежедневник. Список дел необходимо вести как деловых так и личных.
✅Второй шаг это необходимо разделить весь список дел на срочные и важные и на не срочные и не сильно важные. Я еще выделяю обязательные задачи, которые надо делать каждый день и для них определяю конкретное время дня. Например, почта. Так как по почте приходится много согласовывать разных тем от сотрудников, то почту я проверяю три раза в день. Утром с 9 до 9-30, в обед и вечером с 16 до 17-00. К таким же важным делам я отношу согласование платежей, так же это делаю утром один раз за день.
✅Третий шаг это определить время на выполнение.
У меня в подчинении более 60 сотрудников и 5 руководителей. С каждым из них раз в месяц мы проводим собрание, которое называется отчет по результативности отдела. Такие задачи я называю цикличными и ежемесячными, ставлю в календаре в начале месяца. По продолжительности они занимают от 1,5 до 2 часов.
✅Четвертый шаг это завести инструмент для планирования встреч с сотрудниками и клиентами. Это конечно же календарь. Сейчас их много разных, выбирайте тот, который больше нравится и в котором есть возможность пригласить человека на встречу. В календарь я заношу «жесткие встречи». Жесткими я их называю, так как это встреча или с сотрудником или с клиентом. И их как правило, тяжело двигать из за согласования.
Список дел я веду в двух местах: ежедневник пишу туда все дела, которые надо сделать, причем не распределяя по дням. Календарь в битриксе для жестких встреч и важных дел, так как их необходимо ставить на конкретную дату. Когда распределяю задачи в календаре придерживаюсь следующих собственных правил, выработанных годами:
📌На понедельник не ставлю много встреч, этот день я посвящаю планированию недели.
📌В одном дне можно проводить не более 3х часовых встреч. Конечно, бывают дни когда, надо, есть такая необходимость, провести много встреч, но это очень тяжело, потом нужен отдых.

✅Пятый шаг это расстановка приоритетов. Это пожалуй самое сложное разделить все свои задачи на разные кучки. Важные и срочные и важные и не срочные. Этому процессу я прямо уделяю время. Как раз для этого нужен список всех дел, методично разбирая задачи, определяю ей место в календаре, обязательно уточняю у коллеги, от которого прилетела задача про срочность.
📌Важно также соблюдать паузы в календаре встреч. Бывает такое, что решение вопроса затянется и если у вас нет пауз между собраниями, тогда весь «паровозик дел» придется двигать или переносить, это всегда не удобно, для тех кто ждал эту встречу.
Конечно как и у всех у меня есть дела «лягушки» и дела «слоны». Лягушки как правило едят много энергии, и поэтому их надо выполнять сразу, т.е. присваивать им статус срочной. Но если их откладывать, то вы сами увидите как будет портиться у вас настрой и как будет уходить энергия.
С делами «слонами» сложнее, не всегда понятно что это слон. Я подхожу следующим образом, если к задаче не понятно как подойти - значит она с многими неизвестными. Необходимо ее разделить на составляющие и уже эти задачи записывать в календарь и решать.

Мои правила тайм менеджмента формируются совершенствуются каждый год, я что то добавляю или убираю.
Экспериментируйте и найдете свой подход. Важно одно, руководителю без тайм менеджмента никуда, свою собственную эффективность будет тяжело поднять без этого инструмента!