КНИГА-СПРАВОЧНИК СОТРУДНИКА

#CFOblog #CFO #фреймворки #мотивация #справочник #сотрудника #hr #employees #handbook #Дубовцев

Полезный фреймворк, который сравнительно легко внедрить и который приносит существенную пользу как в операционной деятельности, так и в стратегической перспективе - это внутренний свод правил, справочник сотрудника, или по-английски Employees Handbook. Удивительно, что при очевидной полезности, эта задача часто игнорируется руководителями и предпринимателями.

По сути, мы говорим про вынесение ключевых общекорпоративных знаний, ценностей, стратегического видения, а также общих для всех сотрудников повседневных правил и инструкций, описание организационной структуры и списка контактов в отдельный документ. Его можно собирать в Notion или другом аналогичном сервисе, а можно и просто в рамках онлайн-презентации, pdf-документа.

Похоже, что многие топ-менеджеры и акционеры интуитивно полагают, что их корпоративная культура просто так впитывается новым сотрудником при подписании трудового соглашения, что ценности и правила компании прошиты каждому будущему работнику в сознание при рождении, а уникальные для компании правила и инструкции бережно и точно передаются устным образом от “старейшин” организации.

Обычно так не работает. А если и происходит в момент онбординга, то какая-то информация искажается, новичок не запоминает большой объем данных, плохо или бюрократично описанные процедуры нарушаются, сотрудник отвлекает коллег стандартными вопросами.

Важный момент: Нельзя просто собрать какие-то типовые, универсальные принципы хорошего поведения и эффективной работы в один документ - и назвать его правилами и ценностями вашей компании. Искусственно созданное, не отражающее реальные процессы и корпоративную культуру, останется чуждым сотрудникам организации, и соответственно не будет работать как реальный инструмент для сопровождения операционных процессов и мотивации.

Ценности и правила формируются постепенно. Придумать и внедрить их сверху не получится. Это набор конкретных людей, их мотивов и ежедневного взаимодействия. В основе ценностей - интуитивное понимание, как и что мы делаем, что и когда приемлемо, а где - нет. Но это понимание должно структурироваться менеджментом, а не расти стихийно.

В то же время, это не любые процессы и традиции, которые сложились как сложились. Книга-справочник компании должна продвигать полезные ценности, определять правила, способствовать отсеву неэффективных и вредных паттернов поведения. Формировать корпоративную культуру - это каждодневная задача собственников и руководителей.

Вводные для начала работы над книгой-справочником:

+ Проанализировать свою миссию и ценности, операционные процессы, описать их будущее желаемое состояние - это стратегическая задача менеджмента, далее оформляемая (помимо стратегического бизнес-плана для совета директоров и финансовой модели для топ-менеджмента и инвесторов) через такой документ, как книга-справочник сотрудника (Employees Handbook).

+ Книга-справочник сотрудника должна собрать в себе все общие правила поведения, корпоративные ценности, долгосрочное видение собственников и топ-менеджмента на стратегию развития.

+ Также в справочнике сотрудника должны содержаться повседневные инструкции и правила: как настроить доступы, что делать, чтобы заказать тумбочку или одобрить оплату подписку на сервис, правила одобрения отпуска, как вести себя в конфликтных ситуациях, какая информация строго конфиденциальна и не подлежит обсуждению в общем офисе-опенспейсе, итп.

+ Описанные ценности и правила должны отражать не вымышленную идеальную картину какой-то обобщенной успешной компании и эфемерные цели, а реальное состояние дел именно вашей организации сегодня. Амбициозность и перспективное видение, безусловно, должны быть - иначе не будет мотивации.