🍁 Как проводить встречи правильно

Если был гайд как отклонять встречи, то должен быть и как проводить.

До встречи

🍞 Повестка и материалы. У встречи должна быть четкая повестка — какие вопросы будут обсуждаться. Если нужно изучить что-то до встречи, приложите.

🍞 В предыдущих эпизодах. Если у встречи есть какая-то предыстория, то хорошо бы посвятить новых участников хотя бы в двух словах. Чаще всего это будет связано с долгоиграющими конфликтами, но может быть и так: «Ребята, мы согласовали запуск акции, но ситуация изменилась, поэтому мы больше не укладываемся в бюджет. Мы обсудили новые призы, но старая механика уже не подходит. Давайте придумаем новую, приходите с идеями». Все подробности не нужны — только контекст и основные ограничения.

🍞 Необязательные участники. Внятные повестки встреч редко встречаются. На рядовом созвоне собирается куча народа «для инфо», но на самом деле им необязательно подключаться. В аутлуке есть поле Необязательные участники, куда можно добавить всех, кому «для инфо». Они примут взвешенное решение и не придут без реальной необходимости. Необязательным участникам достаточно узнать о новых договоренностях или получить материалы.

На встрече

🍞 Протокол. По умолчанию основные тезисы фиксирует организатор встречи, но может и кто-то другой, это как договоритесь. Если не записывать, то есть риск выйти со встречи с противоречащими друг другу выводами, будто говорили на разных языках.

🍞 Фасилитация. По умолчанию кто организовал встречу, тот ее ведет, но можно передоговориться. Задача модератора сворачивать посторонние дискуссии и следовать повестке встречи пункт за пунктом: «Алексей, записали твой вопрос, обсудим на отдельной встрече. Давайте вернемся к теме, следующий пункт…»

После встречи

🍞 Фоллоу ап. Можно пренебречь некоторыми пунктами списка, но не саммари. Если не фиксировать договоренности после встречи, то ее не нужно было проводить, это трата времени. В хорошем фоллоу апе зафиксированы следующие шаги, примерные сроки и кто за что отвечает.

#эффективность #софты