Сегодня проводила консультацию коллегам из бухгалтерской компании по их процессам и работу в Битрикс24.

И после таких встреч я обычно ещё какое-то время прокручиваю разговор в голове.

Сегодня поймала себя на мысли: чем больше я занимаюсь систематизацией бизнеса, тем меньше для меня сама система про Битрикс24.

Парадоксально, учитывая, сколько лет я его внедряю 🙂

Можно настроить роботов, автоматические задачи, напоминания клиентам, контроль сроков, собрать аналитику.

Но если до этого не ответить на простые вопросы - как вообще должен работать процесс, кто отвечает за результат, что происходит на каждом этапе и где заканчивается ответственность одного сотрудника и начинается другого - автоматизация мало что решит.

Сегодня, например, обсуждали автоматические напоминания клиентам об оплате налогов.

На первый взгляд всё просто: настроили робота - он напоминает.

Но что происходит, когда клиент оплатил?

Кто это увидит?

Как система поймёт, что напоминать больше не нужно?

Кто и в какой момент должен закрыть процесс?

И вот из одного маленького «давайте автоматизируем напоминание» постепенно появляется целая цепочка.

Поэтому я практически всегда сначала разбираю сам процесс. И только потом думаю, что в нём действительно стоит автоматизировать.

Ещё один мой принцип - не переносить в Битрикс то, что уже нормально работает в другой системе, просто потому что «у нас же есть Битрикс».

Сегодня был ровно такой момент. Счета формируются в другой программе, процесс работает - значит, пусть работает. Создавать сотрудникам дополнительные действия ради красивой автоматизации я не вижу смысла.

Для меня хорошая система вообще должна быть максимально незаметной для сотрудника.

Он получил понятную задачу, выполнил её и пошёл дальше.

А руководитель при этом видит процесс целиком, собственник получает данные для решений, и ничего не приходится собирать вручную по чатам, таблицам и памяти сотрудников.

Наверное, мой главный вывод после сегодняшней встречи:

сначала нужно построить логику работы компании. И только потом автоматизировать её.

Иначе есть риск очень технологично автоматизировать тот же самый хаос 🙂