Кликбейтный заголовок, но с точки зрения юридической базы это действительно было так.
Точнее, что-то, конечно, было: несколько шаблонов договоров, отдельные ЛНА, папки с документами. Но часть из них давно не обновлялась, часть не работала на практике (или работала, но во вред), а часть существовала просто потому, что «так исторически сложилось» (одна из частых фраз на занятиях по юридическому английскому 🤭)
И вот однажды вы оказываетесь в ситуации, когда вам говорят или вы сами понимаете, что дальше работать в режиме хаоса уже невозможно.
С чего начать?
1️⃣ Проведите аудит того, что уже есть
Не спешите писать новые шаблоны. Сначала разберите существующие договоры, допсоглашения, протоколы разногласий и практику их применения. Иногда проблема не в отсутствии документов, а в том, что никто не понимает, какие из них актуальны или какие положения из них.
2️⃣ Выделите несколько самых частых типов договоров.
Обычно именно они закрывают большую часть потребностей бизнеса. Для них и нужно создавать качественные рабочие формы.
3️⃣ Соберите матрицу рисков.
Какие условия критичны для компании? Что можно согласовывать, а что нет? Какие лимиты ответственности допустимы? Без такой матрицы каждый договор будет обсуждаться заново. А пот ее наличии вы будете знать, где нужно отстаивать свою позицию, а где можете встретить контрагенту.
4️⃣ Создайте банк с отработками возражений.
Не только шаблоны договоров, но и готовые ответы на возражений контрагентов. Иногда мы вынуждены прописывать нетипичные для других, но важные для нас условия, по которым часто возвращаются контрагенты. Поэтому важно быть готовым обосновать свою позицию. А чтобы каждый раз не формулировать заново, проще один раз записать и адаптировать в зависимости от ситуации.
Для выстраивания договорной работы не обязательно сразу внедрять дорогостоящие системы и специальные платформы согласования. Более того, далеко не каждой компании они действительно нужны на старте.
Сначала достаточно систематизировать то, что уже есть: собрать документы в одном месте, определить единые правила, выделить риски и договориться о процессах внутри компании.
А с чего вы начинали, когда приходили в компанию с невыстроенными процессами?