Рабочие встречи 1/2 🐝

Данный пост про то, какие бывают долгие, бессмысленные или не нужные вам встречи и как их предотвращать.

Ценный навык для большинства ролей в IT - фасилитация. Это навык про модерирование и управлением рабочими встречами.

В идеальном мире такой навык должен быть у каждого менеджера и аналитика, но в нынешних тенденциях на него обращают внимание не так часто. Можно сказать, что из-за этого какой-то процент наших встреч и вовсе не нужны.

Как предотвращать такие встречи?
В текущем посте рассмотрим ситуацию с позиции организатора, а в следующем с позиции участника.

Для продуктивной встречи советую вам выполнять следующее:

➖Цели встречи.
Необходимо выявить цели встречи, т.е. понять, что вы как аналитик хотите получить от данной встречи, если же вы не можете обозначать для себя цель, то встреча не нужна.

➖Участники встречи.
Определитесь с участниками встречи. Точно ли там нужен разработчик Вася из другой команды? Или вопрос может решится без его участия? Старайтесь приглашать на встречу тех людей, которые будут заинтересованы в достижении цели встречи или могут помочь ее достичь.

➖Повестка встречи, материалы.
Хорошим тоном является ставить встречи за 2-3 дня до них и предоставлять заранее всем участникам необходимый материал для изучения. Часто бывает такое, что человек заходит на встречу и спрашивает - «Коллеги а что мы обсуждаем?» Чтобы не было таких ситуаций, постарайтесь сделать все максимально красиво и предоставить всю нужную информацию до встречи.

➖Модерирование встречи.
Частенько ваши коллеги (или вы сами) во время встречи начинаете уходить от темы и обсуждать то, что вам в принципе не нужно. Советую вовремя и аккуратно останавливать коллег и просить вернутся к теме обсуждения. И также вы, как никто другой, должны быть заинтересованы в том, чтобы каждый участник был в контексте и все понимал, для этого ближе к концу встречи я бы советовал проговаривать на всех, что именно вы решали и какой дальнейший план действий.

➖Тайминг встречи.
Определитесь до начала встречи, сколько времени необходимо на обсуждение. Можно составить какой-нибудь план для себя, например, 5 минут обсуждаем пчел, 5 минут обсуждаем мёд.
Также стоит учитывать, что наиболее подходящий тайминг для встречи - это +-1 час максимум. Если встреча идет более часа, то во второй час у людей уже теряется концентрация, и пользы от них будет гораздо меньше.

Экономьте свое время и получайте то, что хотите 😎

Всем добра! 👍