​[COME SI MIGLIORA LA GESTIONE DELLE VIDEO CHIAMATE]

Ci sono alcune regole utili:

🍏 La riduzione della durata della riunione predefinita: da 60 minuti a 30 minuti.
🍏 Il limite nel numero dei partecipanti.
🍏 La diffusione di un programma prima della riunione.
🍏 La condivisione degli obiettivi: quali risultati ci si aspetta di ottenere da una riunione.
🍏 La chiarezza sulla durata della riunione: definire i punti e attribuire a ognuno un arco temporale preciso.
🍏 Il rispetto dei tempi previsti (puntualità).
🍏 Il finale anticipato: essere pronti a chiudere in anticipo se l’incontro non sta portando da nessuna parte.
🍏 Il riepilogo delle conversazioni sincrone in modo che possano essere riprese dalle persone in modo asincrono.

🔴 Come si scrive un programma di una riunione?

Semplice! Seguendo uno schema militare… 😃

In campo militare, un testo mal formattato può fare la differenza tra missione compiuta e fallimento totale.

Ed ecco che il BLUF è proprio quello che ci serve. Si tratta di un acronimo che sta per “bottom line up front” ed è nato in campo militare proprio per favorire la chiarezza nelle comunicazioni.

L’idea di base è semplice: mettere al primo posto i dettagli più importanti.

Senza prendere in giro o raccontare la storia infinita prima di arrivare al punto perché il tempo di tutti è prezioso.

Quindi, prima i dettagli e poi il contesto.

Il destinatario non deve leggere tutto il testo per capire solo in fondo cosa deve fare. In alto è utile riportare:

🍏 scopo e motivo
🍏 azione richiesta

Il BLUF dovrebbe rispondere rapidamente alle cinque W: chi, cosa, dove, quando e perché.

Se vuoi approfondire il tema riunioni, ho scritto un articolo completo che vuole rispondere alla domanda: "Quanto costa una riunione": https://presentedaremoto.it/quanto-costa-una-riunione/

Questo perché non basta mettere uno slot in agenda per dire che un incontro è organizzato e che sarà produttivo.