Система постоянных улучшений — Ольга Сторожук, сертифицированный консультант

«Нужно бежать со всех ног, чтобы только оставаться на месте, а чтобы куда-то попасть, надо бежать как минимум вдвое быстрее!», — «Алиса в Стране чудес», Льюис Кэрролл.

🦾 Не просто обеспечить выживание организации в быстроменяющемся мире, еще сложнее — научить организационную систему постоянно совершенствовать саму себя. Практичный подход к настройке системы постоянных улучшений и организации работы кросс-функциональных команд для эффективного решения организационных проблем.

Регулярная операционная деятельность организаций обычно осуществляется через классическую иерархическую структуру, где каждое подразделение исполняет свои функции. Это управление дает хороший результат «здесь и сейчас» за счет использования проверенных методов. Но этого недостаточно, чтобы совершенствовать процессы, устранять системные отклонения и повышать операционную эффективность.

Мир меняется, а скорость этих изменений нарастает изо-дня в день. Для устойчивого успеха организации в будущем необходима организационная гибкость. Для этого организации нужна здоровая внутренняя среда: культура взаимного уважения и доверия, которая позволяет сохранять органические связи внутри организации. А менеджменту организации необходимо выработать привычку регулярно выявлять, решать и предотвращать появление системных организационных проблем.

Хорошая практика – это регулярный check up здоровья организации, организационная диагностика в виде специально организованной командной сессии для топ-менеджмента компании. Менеджеры, находящиеся на разных позициях в компании, формируют общее видение текущей ситуации и собирают точки потенциального улучшения. Опыт показывает, что совместная работа существенно улучшает качество диагностики по сравнению с ее проведением посредством индивидуальных интервью с теми же людьми.

🏆 В дальнейшем важно, чтобы топ-менеджмент компании выделял 10% времени на настройку и поддержание постоянных улучшений компании. Для этого достаточно ежемесячно выделять 4 часа топ-команде, чтобы собраться в одной комнате и обсудить повестку постоянных улучшений.

На этих регулярных встречах, которые проходят в формате открытого обсуждения, топ-команде предстоит настроить и поддерживать постоянную работу Цикла улучшений. Так, чтобы небольшие улучшения происходили постоянно.

1️⃣ Во-первых, необходимо выбирать приоритеты для предстоящих улучшений.Ресурсы всегда ограничены, надо распоряжаться ими разумно. Большое количество одновременно реализуемых изменений может стать непосильной нагрузкой для организации.

2️⃣ Во-вторых, необходимо выделять ресурсы для осуществления улучшения: формировать автономные кросс-функциональные команды и формулировать для них задание, определяя границы ожиданий от изменения. Задание должно содержать понимание проблемы, видение критериев успеха изменений, ограничения для работы команды по срокам, бюджету и пр.

3️⃣ В-третьих, необходимо осуществлять мониторинг работы автономных командам на этапе выработки решения и одобрять выработанные решения перед внедрением. При необходимости направлять работу команд, уточняя границы задания, ожидания от изменений, приоритеты и ограничения.

4️⃣ В-четвертых, необходимо осуществлять мониторинг реализации выработанных решений: как идет внедрение, какие результаты достигнуты по итогам изменения, что нужно скорректировать. При необходимости устранять препятствия.

Поддерживайте здоровую атмосферу при взаимодействии топ-команды и автономных кросс-функциональных команд:
- проявляйте уважение к вкладу команд в решение организационных проблем;
- доверяйте мудрости команды, их мнению и выбору решения;
- открыто обменивайтесь информацией;
- проявляйте гибкость в отношении сроков и объема работы, опираясь на здравый смысл.

Помогайте командам сфокусироваться и оказывайте им поддержку, большую часть работы по выработке и внедрению решений команды сделают сами, помогая организации оставаться гибкой и адаптироваться к быстро меняющейся окружающей среде.