Причиной непродуктивности совещаний часто является то, что организатор и участники не управляют предназначением встреч (типом проводимого совещания) — консультант Константин Десяткин)

Существует всего три типа совещаний:
1. Информационные 📢
2. Контрольные, обеспечение исполнение 🔍
3. По анализу и совершенствованию деятельности 🔬

Все остальные это микс из трех данных типов. Иногда надо сразу сказать, плохо совместимый микс!

От типа встречи многое зависит: изменяются предназначение и цели, правила и логика проведения совещания, меняется поведение ведущего и участников (роли), требуется разное время и разный состав участников, ограничения присущие отдельному типу совещаний.

Есть такая цитата Конфуция:
«Люди спотыкаются о кочки, а не о горы»

По моему мнению, игнорирование типов совещаний — та «кочка», о которую спотыкается множество руководителей. Кратко о каждом типе:

1️⃣ Информационное. Есть три возможные цели данного типа встреч: проинформировать/ получить информацию, изменить отношение, побудить к действию.

Если вы проводите информационное совещание подумайте над следующими вопросами:
• Информировать / Получить информацию
• Какую информацию я хочу передать?
• Какую информацию я хочу собрать / прояснить?
• Изменить отношение
• Как должно измениться отношение участников к обсуждаемому вопросу?
• В чем я должен убедить / переубедить участников?
• Побудить к действию
• Что конкретно и когда должен сделать участник после нашей встречи?
• Как должно измениться его/их поведение?

2️⃣ Контроль/обеспечение исполнения. Цель — предложение корректирующих мероприятий (в рамках действующей системы, (executive committee)

Кратко алгоритм для отчитывающегося:
• Есть ли отклонения, за рамками допустимых от плана?
• Есть ли отклонения план/факт на текущую дату?
• Есть ли отклонения план/прогноз факта на конец отчетного периода?
• Какие действия предлагаются?
• Что уже сделано/делается для устранения отклонения в текущем периоде?
• Что предлагается/планируется предпринять для устранения отклонений в текущем периоде?
• Приведенные действия приведут к соответствию план факт на конец отчетного периода?
• Каков прогноз все что делается и будет сделано приведет к выходу на плановые значения в конце отчетного периода?
• Какая помощь и поддержка еще нужны со стороны руководителя?

3️⃣ Анализ проблемы. Цель выработка решений для улучшение системы, problem-solving meeting. Тут в центре внимания становятся возможности для улучшения деятельности и управление процессом выработки и внедрения решений. В Адизес Бизнес Консалтинг мы используем технологию Synerteam. 🔍💡

Если для участников и ведущего не ясен тип проводимого совещания?
1) Будут непонятны/по-разному понимаемы ожидаемые результаты совещания
2) Будут «лишние» или «недостающие» участники
3) Участники будут «отмалчиваться»
4) Будут потери времени управленцев, совещание как правило пройдет непродуктивно.


Наиболее частый случай непродуктивного совещания это Контрольно-аналитическое. Его можно назвать «Оперативка скатившаяся дебаты» (о системных улучшениях).

Когда начали с контроля результатов, а скатились в обсуждение улучшения системы. Обычный результат такого совещания = ППР (Посидели, Поговорили, Разошлись). Так как и операционные корректировки не ясны, и обновленный бизнес-процесс не зафиксирован и не одобрен к внедрению.

Еще одно смешение типов можно назвать «Не пойми что»: Контрольно-Информационно-Аналитическое в одном флаконе.

Сталкивался в виде селекторов в крупных компаниях человек на 200 каждый, которые идут бесконечно и 95% присутствующих на них не понимают, зачем им это нужно. В чем ценность для компании? Или его лично данного формата?

Можно, конечно, предположить, что цель таких встреч ИБД (Имитация Бурной Деятельности) когда руководитель пытается показать, что он чем то руководит, но я подозреваю что мотивов может быть много и в том числе часть из них благие.

⬇️ Продолжение