📦 Цифровизация архива начинается не со сканера.

Когда говорят об электронном архиве, многие представляют масштабный проект по оцифровке миллионов документов. Но на практике мы всё чаще сталкиваемся с другой ситуацией.

У организации есть архив. Документы аккуратно хранятся в папках, коробах и на стеллажах. Но возникают вопросы:

🟣Как быстро найти нужное дело?
🟣Где сейчас находится документ?
🟣Кто его брал в работу?
🟣Какие документы пора готовить к уничтожению?
🟣Как контролировать сроки хранения?
🟣Где хранится информация о составе архива — в системе или только в голове архивиста?

Парадоксально, но многие проблемы архивов связаны не с отсутствием скан-копий, а с отсутствием системного учёта.

Поэтому первым шагом к цифровизации часто становится не перевод документов в электронный вид, а наведение порядка в учёте бумажного архива.

Номенклатура дел, места хранения, сроки хранения, выдача и возврат документов, разграничение доступа — всё это можно вести в единой системе и получать прозрачную картину происходящего в архиве.

И только после этого, когда процессы становятся понятными и управляемыми, организация может принимать решение о дальнейшем переходе к электронному архиву 💎

Практика показывает: цифровизация архива начинается не со сканирования документов. Она начинается с ответа на простой вопрос:

👉 «Знаем ли мы точно, что хранится в архиве и где это находится?»

#АДАПТАзнает