Поиски файлов длятся дольше отпуска

Ежегодный оплачиваемый отпуск в России составляет 28 календарных дней, то есть около 20 будних. А на поиск нужной информации сотрудник тратит 56 рабочих дней в году, подсчитали в сервисе для управления проектами Weeek. Почти втрое больше, только без моря.

В день выходит без малого часа два. А у некоторых и того больше: примерно каждый шестой ищет что-то от четырех часов в день, то есть половину рабочего дня.

Причина в том, что данные, документы и статусы задач разбросаны по десяткам сервисов и рабочих чатов. Сотрудники тонут в уточнениях, документы уходят на повторные согласования, а руководители хуже видят общую картину и чаще ошибаются.

Сократить потери помогают инструменты, которые наводят порядок в самих документах. Например, неплохой старт — это когда команды перестают пересылать офлайн-файлы по почте и работают в онлайн-редакторах вроде Яндекс Документов и Таблиц. Правки и комментарии к договору или смете там собираются в одном файле, а по истории изменений видно, кто и что исправил. 

Жаль только, что сэкономленные на поисках часы к отпуску не прибавишь.