​Оформляем письма правильно.
Добрый день друзья. Сегодня я хочу затронуть тему правильного оформления деловой переписки. Давайте разберем основные требования к оформлению писем.
Итак, на оформление писем есть свой ГОСТ Р 7.0.97-2016 Требования к оформлению документов. ГОСТ распространяется на все организационно-распорядительные документы. Давайте вкратце пробежимся по нему.
Общие требования.
1️⃣Письма могут быть как бумажные, так и в эл. форме.
2️⃣Рекомендуемый размер шрифта 12, 13, 14.
3️⃣Красная строка – 1,25 см.
4️⃣Межстрочный интервал 1-1,5
5️⃣Текст выравнивается по ширине листа
Оформление реквизитов.
➖ На письме должна быть эмблема организации/товарный знак, размещенный на расстоянии 10 мм от верхнего края листа, над реквизитами организации.
➖ Наименование организации, полное и краткое (если оно предусмотрено уставом).
➖ Вид документа, в случае деловых писем, не пишется.
➖ Дата письма, соответствующая дате подписания, в виде день, месяц, год.
➖ Рег. номер - цифровой или буквенный, в соответствии с внутренними стандартами организации.
➖ Адресатом документа может быть организация, должностное или физическое лицо. При письме руководителю организации указывается его должность в дательном падеже, включающее наименование организации, ФИО должностного лица.
➖ В одном документе не должно быть более 4 адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.
➖ В поле адресат может входить почтовый адрес, но при отправке по электронной почте это не обязательно.
➖ Тема письма формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?", оформляется под реквизитами слева. Темы может не быть, если письмо не превышает 4-5 строк.
➖ В письмах используются следующие формы изложения:
• от первого лица множ. числа ("просим направить...", "представляем на рассмотрение ...");
• от третьего лица ед. числа ("министерство не возражает...", "общество считает возможным...");
• от первого лица ед. числа ("считаю необходимым...", "предлагаю рассмотреть..."), если письмо на должностном бланке.
➖ При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
➖ Вступительное обращение в письме может быть: «Уважаемый господин Прохоров!»; «Уважаемая Ольга Николаевна!»; «Уважаемые господа!».
➖ Заключительная этикетная фраза: «С уважением, »
➖ Приложение - сведения о документе (документах), прилагаемом к письму, оформляется под текстом и может быть:
• если прил-е названо в тексте:
«Приложение: на 2 л. в 1 экз.»;
• если прил-е не названо в тексте или если их несколько:
«Приложения: 1. Письмо от___ №1 на 2 л. в 1 экз.
2. Протокол от___ №8 на 5 л. в 1 экз.»
➖ Подпись включает: должность лица, подписывающего документ, его подпись и расшифровку (инициалы, фамилия);
➖ При подписании документа лицом, И.о. руководителя, исправления должности и фамилии уже согласованного проекта документа вносятся от руки. Не допускается ставить "/", надпись "за", перед наименованием должности;
➖ Штамп электронной подписи используется при визуализации электронного документа;
➖ Отметка об исполнителе включает ФИО, номер его телефона, может дополняться должностью, подразделением и эл. адресом, оформляется на последнем листе или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.
Вот, собственно, вкратце и все, оформляйте письма правильно.
А в планах у меня добраться до рассуждений о том, как правильно писать письма.