О критичных критериях выбора отеля организатором.

Выбирал отель для небольшого делового Work&Wellness-события — камерной страт-сессии для фитнес-клубов с бассейнами. Проводить будем в Суздале, в будние дни, во второй половине сентября.

Выбрал два объекта, в оба приехал в выходной день. Администраторы показали залы, они подходят, всем моим условиям соответствуют: окна, кондеи, проектор, большой стол буквой О, звук. В понедельник направил по предоставленным контактам одинаковое ТЗ: про стоимость залов, спецтариф по номерам и запрос на дополнительную инфраструктуру — что почём.

Отель А: ответил в MAX, что скинет смету до вечера.
Отель Б: запросил почту, ответил, что скинет смету на почту до вечера.

Далее оба отеля предоставили сметы. У отеля А: стоимость зала, в которую включены оборудование, проектор, звук, поддержка техника; указана величина скидки для участников — спецтариф. У отеля Б: стоимость зала, отдельно стоимость звука, проектора, техсопровождения; указано, что спецтариф обсуждается, но не указана величина.

У обоих отелей запрашиваю снижение аренды залов в два раза.

Отель А: подтверждает запрос через час в MAX.
Отель Б: подтверждает запрос через день, утром, на почту.

Я подтвердил работу с отелем А через час после подтверждения и проверки предлагаемой сметы. И вот почему:

Мне нужно закрыть задачу с отелем как можно быстрее, я не хочу к ней возвращаться по два раза в день. Она техническая, оба отеля подходят, но у отеля А удобнее составлена смета — она короче, там всё включено по техничке, мне удобнее её быстро просматривать и не вникать в кучу строк.
Отель А ответил быстро и компетентно, отель Б не отвечает, а я хочу закрыть задачу, поэтому при совпадении условий с ожиданиями решение принимается, не дожидаясь отеля Б.

Отелю Б после получения ответа я отказал, написав ответное письмо.

Отельеры мне иногда возражают: мол, ты принимаешь решение, не получив всех вводных, возможно, отель Б предложил бы лучшие условия. Так вот... Нет.

У организатора при подготовке ивента идёт поток задач, где выбор отеля — это одна из строчек, которая должна быть закрыта до определённого момента. И лучшие условия — это попадание в экономику и ожидания организатора своим предложением, а вовсе не минимальная цена из предложенных. Мне надо быстрее закрыть задачу, а не получить минимальное предложение из возможных.

Поэтому я не жду всех предложений, а принимаю комфортный офер, полученный первым от подходящих объектов.

Для отельеров важная штука, которую многие не понимают: учите менеджеров понимать и вникать в запросы клиентов. Меня никто не спрашивает: «По каким критериям вы принимаете решение? Что для вас важно?» Почти всегда отели направляют мне смету, оформленную по их правилам, а не так, как надо мне.

В B2B будут выигрывать те отели, которые будут оперативно делать оферы на основе детализации запроса клиента. Тот, кто знает, из чего состоит ивент и что именно выбирает организатор при подборе отеля, и сделает на этой основе офер, тот и заберёт контракт.

В данном случае контракт небольшой — услуги по конфе на 100К и ёмкость номеров для проживания на 400К. Это немного, я понимаю, но из этой деловой аудитории могут вырасти повторные визиты — это команды топ-менеджеров фитнес-клубов. А если отель срабатывается со мной, то мероприятия я на объекте начинаю проводить регулярно. Космос Павелецкая в Москве, Космос в Сочи, Sea Galaxy, Бургас, Заполярье не дадут соврать.

А если отель в течение рабочего дня отвечает на запрос цены и на запрос предоставить собранный вариант кофе-брейка отвечает: «У нас нет готовых пакетов, выбирайте из списка блюд на кофе-брейк сами», то нет. Конечно же нет. Это очень долго, и заставлять меня делать то, что мне не нравится, — не лучший варик для получения контракта.

Такие дела.