Договоренности в переписке - плохая кадровая стратегия! Что лучше сразу оформить документами

Рабочая переписка удобна, пока у работодателя и сотрудника одинаковое понимание договоренностей. Но когда меняется сумма выплаты, объем обязанностей или кто-то из сторон вспоминает договоренность иначе - могут начаться проблемы.

Вот, например, ситуации, где одного сообщения в чате недостаточно:

1. Меняется зарплата
Размер оплаты труда относится к условиям трудового договора. Если стороны меняют согласованные условия, по общему правилу это оформляется письменным соглашением.

Что сделать: оформить дополнительное соглашение с новой суммой и датой, с которой она действует.

2. Сотруднику добавили чужие обязанности
Для совмещения, увеличения объема работы или исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника нужны письменное согласие работника, согласованный объем и срок такой работы. За нее положена доплата, размер которой стороны определяют отдельно.

Что сделать: зафиксировать, какие именно задачи добавляются, на какой срок и сколько за них доплачивают.

3. Премию обещали в переписке
Если премия входит в систему оплаты труда, правила ее выплаты не стоит собирать из сообщений руководителя. В системе премирования должны быть определены виды премий, их размеры, сроки, основания и условия выплаты.

Что сделать: проверить положение об оплате труда или премировании. Сотрудник должен понимать заранее, за какой результат и по какой формуле получает деньги.

4. Сотрудника перевели на удаленку
Дистанционная работа может быть постоянной или временной и предусматривается трудовым договором либо дополнительным соглашением. Там же можно определить режим работы и другие условия взаимодействия. Закон отдельно регулирует обеспечение сотрудника оборудованием и компенсацию за использование его собственных средств.

Что сделать: не ограничиваться сообщением «можешь работать из дома», особенно если удаленный формат становится постоянным.

5. На сотрудника хотят повесить полную материальную ответственность
Фразы вроде «если что-то пропадет товар, несешь полную ответственность» сами по себе не создают полную материальную ответственность. Она возможна только в случаях, предусмотренных законом. Договор о полной материальной ответственности заключается письменно и не с любым сотрудником: статья 244 ТК РФ устанавливает специальные условия для его заключения.

Что сделать: сначала проверить, можно ли вообще заключить такой договор с конкретным сотрудником, а уже потом оформлять документы.

Хорошее практическое правило для работодателя: если договоренность меняет деньги, обязанности, формат работы или ответственность сотрудника, не оставляйте ее только в рабочем чате.

А если кадровые договоренности уже годами существуют в формате «мы вроде обсуждали», лучше провести ревизию сейчас, чем восстанавливать условия работы по переписке после конфликта.