Почему даже наличие УКЭП не всегда даёт право подписывать документы от имени организации?

Квалифицированная электронная подпись (УКЭП) подтверждает личность подписанта и обеспечивает юридическую значимость электронного документа. Однако сама по себе она не подтверждает полномочия сотрудника действовать от имени организации.
Эту функцию выполняет машиночитаемая доверенность (МЧД).

📎 Если электронная подпись отвечает на вопрос «кто подписал документ?», то МЧД — «имел ли сотрудник право действовать от имени организации?»

Сегодня квалифицированная электронная подпись выпускается на физическое лицо, а не на юридическое. Поэтому при подписании документов необходимо подтвердить не только личность подписанта, но и его полномочия.
Машиночитаемая доверенность определяет, какие документы сотрудник вправе подписывать и от имени какой организации. Это позволяет предоставить только те полномочия, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей, и снизить юридические риски.

✏️ Например, кадровый специалист может подписывать кадровые документы, бухгалтер — отчётность, а сотрудник отдела закупок — документы, связанные с договорной работой. Объём полномочий определяется машиночитаемой доверенностью и зависит от выполняемых функций.

Не менее важно своевременно актуализировать машиночитаемые доверенности. Истечение срока их действия или отсутствие необходимых полномочий может привести к невозможности подписания документов, что особенно критично при взаимодействии с контрагентами и государственными органами.

Эффективный электронный документооборот строится не только на использовании электронной подписи, но и на грамотном управлении полномочиями сотрудников.

В следующей публикации расскажем, с чего начинается внедрение КЭДО и почему успешный проект начинается задолго до выбора программного решения.

#КЭДО_ucmsgroup