Всегда ли нужна усиленная квалифицированная электронная подпись?

Выбор электронной подписи — один из первых вопросов, с которым сталкиваются компании при внедрении электронного документооборота. При этом распространено мнение, что оптимальным решением всегда является усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). На практике это не так.

Законодательство предусматривает три вида электронной подписи: простую (ПЭП), усиленную неквалифицированную (УНЭП) и усиленную квалифицированную (УКЭП). Каждая из них предназначена для решения определенных задач.

✅ ПЭП используется для подтверждения личности пользователя, например при вводе кода из SMS или авторизации в личном кабинете.

✅ УНЭП подтверждает личность подписанта, гарантирует неизменность документа после подписания и позволяет подписывать большинство кадровых документов, имеющих юридическую силу. При этом оформить такую подпись значительно проще, чем УКЭП.

✅ УКЭП применяется в случаях, предусмотренных законодательством, например при взаимодействии с государственными органами. Для ее получения необходимо пройти идентификацию в удостоверяющем центре, а сертификат подписи требует своевременного продления.

Поэтому выбор электронной подписи не сводится к принципу «чем выше уровень защиты, тем лучше». На практике при внедрении КЭДО выпуск УКЭП каждому сотруднику чаще всего нецелесообразен: это усложняет администрирование и увеличивает затраты, тогда как для большинства кадровых документов достаточно УНЭП.

❗️Выбор электронной подписи должен определяться требованиями законодательства и задачами бизнеса, а не максимальным уровнем защиты.

В следующей публикации расскажем, почему даже наличие УКЭП не всегда дает сотруднику право подписывать документы от имени организации и какую роль в этом играет машиночитаемая доверенность.

#КЭДО_ucmsgroup