Продолжаем наш #фейл_фест вдохновляющей историей о том, что даже фейлы могут привести к успеху.

Главное — не поддаваться панике и в первую очередь заботиться о людях. Своим кейсом сегодня с нами поделится Мария Авраменко, экс-директор по развитию EdTech и cооснователь HR-сервиса «Всё, я увольняюсь!».

📎Дано: Я занималась организацией обучающих мероприятий для преподавателей. А когда ты только начинаешь работать с масштабными событиями, то часто не знаешь даже каких-то элементарных вещей. И вот однажды мы организовывали большую конференцию на 1 000 посадочных мест…

😕Упс: …и забыли поставить на стоп продажу входных билетов.
Понадеялись, что у людей, которые помогали нам с продажами, уже есть нужный опыт, и не проконтролировали их. В итоге в день X к нам пришло почти вдвое больше участников, чем мы планировали принять. За час до мероприятия мы увидели большую толпу. По нашим ощущениям она была похожа на очередь в первый московский «Макдоналдс»😄

Самый большой вопрос здесь был даже не в том, как всех рассадить и быстро зарегистрировать. Основная сложность была связана именно с методологией: как быстро отбрифовать участников в группах не по 10, а по 20 человек? Как успеть проверить все работы? Как сделать так, чтобы на всех хватило ноутбуков?

✨Решение: Мы отложили панику на потом и занялись делом. Увеличили количество людей в зоне регистрации. Убрали театральную рассадку и поставили столы. А самое главное — начали работать с аудиторией. Ведь залог успеха конференции — это позитивный настрой слушателей. А поэтому мы честно рассказали, что к нам пришло больше зрителей, чем мы рассчитывали.
Поблагодарили гостей за то, что привели своих друзей и коллег, и за то, что так ценят обучение. Извинились за то, что им может быть тесно. Предупредили, что у нас есть сотрудники, которые будут проветривать помещение и приносить воду. Так люди почувствовали, что они ценны, что мы о них заботимся.

✨Еще одно ключевое решение: Мы выбрали из числа зрителей дополнительных наставников. Быстро их обучили, чтобы они помогли проводить брифы. Это позволило нам попасть в тайминг и воодушевило наших гостей: они не просто послушали спикеров, но и смогли поделиться своим опытом. В итоге эта история закончилась хорошо, потому что люди остались очень довольны.
Кстати, благодаря этой конференции на следующих мероприятиях у нас было большое количество лидов.

🆕 Вывод: Понятно, что мы сделали выводы про продажи – про точки контроля работы с билетами, например. Еще раз порадовались, что у нас был устойчивый интернет: нехватку ноутбуков тогда компенсировали мобильные телефоны.
Но главное, мы убедились, что основа любого обучающего мероприятия – это четкие алгоритмы. Мы заранее распределили обязанности, подготовили материалы, запаслись интересными кейсами. И оставалось эти алгоритмы модернизировать: чуть больше задач для сотрудников, чуть больше ответственных на местах. Это нам помогло успешно провести конференцию даже при таком наплыве гостей.

👐 Совет в прошлое: Как показывает опыт, любые фейлы связаны либо с проблемами в коммуникации, либо с недоработками в планировании, либо с отсутствием ответственных. Вот три точки, из-за которых всё может пойти не так.
Так что я бы порекомендовала себе внимательнее пообщаться с людьми, которые работают с платежными системами; настроить уведомления о том, сколько билетов продано, назначить ответственных, которые этот момент контролируют.

Спасибо Марии за опыт 🧡
Важно понимать и проговаривать, кто за что отвечает и как это можно проконтролировать. Особенно это касается масштабных мероприятий, тем более офлайновых. Четкие алгоритмы и распределение ролей помогут справиться с любыми неожиданностями.

Заберем эту мысль и вернемся с новой историей #фейл_феста.