В хорошей системе — ничего. Процессы продолжаются, сотрудники находят ответы самостоятельно, решения принимаются без постоянных звонков «а подскажи, как здесь правильно».
Но если знания компании живут преимущественно в головах отдельных сотрудников, отпуск одного человека может быстро превратиться в операционный квест.
💗 «А где найти актуальный шаблон?»
💗 «Как мы обычно решаем такие задачи?»
💗 «Кто знает, что делать в этой ситуации?»
💗 «Давайте дождёмся Ивана — он вернётся через неделю».
И проблема здесь не в отпуске. Проблема в том, что вместе с экспертом из рабочего процесса временно исчезает часть корпоративных знаний.
💗 Исследование Panopto показало: 42% знаний, которые сотрудники используют в работе, являются уникальными для конкретного человека. А 60% сотрудников считают получение необходимой информации от коллег сложным или почти невозможным. В среднем сотрудники тратят 5,3 часа в неделю, ожидая информацию от коллег или заново создавая то, что уже существует. Для крупных компаний Panopto оценивал связанные с этим потери продуктивности в среднем в $47 млн в год. А по данным Bloomfire, сотрудники в среднем тратят около 10% рабочего времени на поиск необходимой информации. В их более широком расчёте неэффективность обходится бизнесу в среднем до 25% годовой выручки — это оценка не только потерь от управления знаниями, но и других видов неэффективности.
Поэтому вопрос, который стоит задать компании перед отпускным сезоном:
Если завтра ключевой эксперт не выйдет на связь на две недели — сможет ли команда продолжать работать по тому же стандарту?
Если ответ «нет», возможно, проблема не в нехватке сотрудников. Проблема в том, что знания ещё не стали системой.
Их нужно не просто сохранить в базе знаний, а сделать доступными для команды, встроить в процессы и обучение — чтобы сотрудникам не приходилось каждый раз искать человека, который «точно знает, как правильно». Именно тогда база знаний перестаёт быть архивом и становится частью рабочей системы компании.
💙 Хотите проверить, насколько ваша компания зависит от знаний отдельных сотрудников? Переходите на сайт TEAMLY и записывайтесь на персональное демо.