Вот к примеру, масштабная цель - выпустить на рынок B2E продукт, который будет использоваться в больших организациях и внедряться усилиями интеграторов-партнеров. Какие требования к документации предъявляются? Внедренцы хором говорят - нам нужна полная документация по возможностям продукта. Что это, блин, такое? Продавцы, вы не поверите, говорят те же самые слова. Но имеют в виду совсем другое. Правда, ни одни, ни другие не могут объяснить что именно им нужно.
И вот, чтобы процесс создания документации был как-то связан с заявленной целью, мы вместо
Документация должна быть:
1. Полезна для .... — тут вставляем для кого и чего пишем документацию
2. Своевременна — первый полезный вариант должен быть не позже чем ...
3. Посильна по ресурсам — ограничения на объем и ресурсы, которые можем потратить
ну и так далее, в зависимости от заинтересованных сторон (привет системное мышление и учет интересов ролей/стейкхолдеров) учитываем разные характеристики документации, например размер(например, необходимость уместить документ на одном листочке), доступность онлайн и т.п.
А уже дальше, под каждым пунктом будут прорастать более детальные требования и ограничения - по структуре, формату и т.п.
И тут очень важна прослеживаемая трассировка Цель — характеристика — конкретное требование
Например,
Делаем продукт для B2E
документация должна быть полезна для инженеров внедрения
Нужен документ "Руководство по развертыванию и настройке"
Структура документа: .....
Доступен онлайн
Поддерживает поиск по ключевым словам
все еще #документация
P.S. А если самим требования к документации формулировать лениво - используйте ГОСТы и не жужжите :) Некоторые заказчики так и делают.