SingularityApp | планирование дел и задач | тайм-менеджмент

Как перестать опаздывать и срывать сроки? Часть 2

6️⃣ Работа интервалами. По классике таймера Помодоро: 25 минут — рабочий интервал, 5 минут — отдых. Эта схема повышает продуктивность и поэтому снижает риски затянуть сроки.

7️⃣ Искусственный запас времени 20−30%. Можно поступить хитро и перевести все часы на 15 минут вперед, а можно намеренно добавить лишние 15 минут на дорогу, которые выручат при неожиданной аварии, парализовавшей целый район города. С проектами и задачами так же: пара лишних часов не повредят. С таким подходом проигравших нет: не уложитесь в заранее спланированные рамки — получите запас времени. Уложитесь — приятно удивите окружающих или сможете отдохнуть в оставшиеся время.

8️⃣ Оценка с трех позиций. Как реалист, оптимист и пессимист. В ошибках планирования чаще всего виноват оптимист: он радостно скажет, что дело легкое, и будет готово уже завтра. Пессимист будет перестраховываться — лучше взять время до конца недели, мало ли что. Реалист вернет на землю оптимиста и успокоит пессимиста: справимся через 2 дня. Истинная оценка — посередине: нужно сложить все три показателя и взять за основу среднее: 2,5 дня с учетом округления.

9️⃣Учет биоритмов. Постарайтесь выявить свои пики и спады продуктивности, чтобы строить день с их учетом. Так меньше шансов опоздать на работу из-за позднего пробуждения или работать в полсилы в часы спада продуктивности, затягивая процесс.

1️⃣0️⃣ Самопоощрения. Отнеситесь к желанию не опаздывать как к челленджу и поощряйте себя за успехи. А чтобы было легче оценить прогресс, заведите себе трекер привычек.

Успехов в пунктуальности!

Как перестать опаздывать и срывать сроки? Часть 1

Чтобы начать приходить куда угодно вовремя и укладываться в сроки, нужно не так уж много. Для начала — желание быть пунктуальным. В помощь к нему — несколько инструментов:

1️⃣ Матрица Эйзенхауэра. При планировании дня сразу отделите важное от неважного. Неважное — либо перенесите на другие даты, либо делегируйте другим, либо откажитесь вовсе. Так меньше шансов не успеть везде из-за слишком большого списка дел на день.

2️⃣ Декомпозиция. Делите задачи или проекты на маленькие части и оценивайте время выполнения каждой отдельно. Если на промежуточном этапе сроки сдвинутся, вы успеете среагировать и не затянете процесс целиком.

3️⃣ Четкие измерения результата. Например, если кажется, что статью можно написать за день, то стоит оценить, сколько страниц в ней должно быть и сколько можно выдать текста за час и за сутки.

4️⃣ Неприятные дела — в первую очередь. Чем меньше оттягиваешь выполнение сложных и противных дел, тем меньше шансов не успеть к сроку.

5️⃣ Учет затрат времени с помощью таймера. Он поможет узнать, сколько времени уходит на каждую конкретную задачу — прогнозировать сроки выполнения подобных дел в будущем станет проще.

Друзья, поддержите нас на Product Radar: https://productradar.ru/product/singularityapp/

Причины опозданий и срыва сроков. Часть 3

6. Внешние обстоятельства 🌩 «Хотел прийти вовремя, но…», а дальше подставляйте любое оправдание: парад планет, пробки, катаклизмы, плохая погода, инспекторы ДПС и что угодно еще. Невозможно угадать, случится нечто подобное с нами, или нет.

Но если помнить про закон Мёрфи, который звучит как «если какая-то неприятность может случиться, она случится», оправдываться становится сложнее. Просто потому что стоит всегда быть готовым к неприятностям и иметь на их случай запасной план.

А лучше вообще взять планирование дня за основу — оно не спасет от форс-мажоров, но поможет не создавать дополнительных проблем. По крайней мере, с ним внезапно случившиеся неприятности не будут накладываться поверх тех, что мы создаем себе сами.

7. Вопрос приоритетов ❗️ Иногда за опозданиями и нереалистичными дедлайнами прячется только одно — в данный момент времени это для вас неважно.

Опаздываете на встречу с партнерами — значит, они для вас не так уж важны, и где-то в глубине души вы не слишком-то хотите с ними работать. Опаздываете со сроками сдачи проекта — скорее всего, сдать его вовремя неважно: либо сам проект кажется посредственным, либо заказчик будет тянуть с его приемкой, поэтому некуда торопиться, либо для вас проект вообще из разряда «не очень-то и хотелось».

Редкий человек опаздывает на встречи с важными людьми, клиентами или сотрудниками. Редкий человек опаздывает туда, где решается его судьба в каком-то важном вопросе. Если вы постоянно куда-то опаздываете — задумайтесь, а так ли это для вас важно?

Чтобы разобраться с приоритетами и важностью, попробуйте матрицу Эйзенхауэра или алфавитный метод Брайана Трейси. Или хотя бы обычные ярлыки внутри вашего планировщика, которые помогут увидеть в расписании на день самое важное. Неважное — подождет (возможно, в корзине).

Причины опозданий и срыва сроков. Часть 2

3. Отсутствие страха последствий 😨 Если человек систематически опаздывает на работу или не сдает работу в срок — значит, он не слишком боится последствий. За опоздания его не наказывают, а немой укор коллег для него — не проблема. И даже если наказания есть — значит, для человека они не серьезны.

Секрет в том, что наказания вообще плохо работают — гораздо эффективнее поощрения. Не ждите влияния извне — придумайте себе поощрения сами. Неделя без опозданий — поход в театр или ресторан. Несколько проектов, сданных в срок, — запланированный отгул посреди месяца.

4. Скрытый саботаж и неприязнь 😤 Иногда опозданиями рулит скрытый саботаж. Человеку может не нравиться работа, начальство или какие-то правила, но вместо честного признания он транслирует неприязнь через опоздания.

Другой сценарий — попытка самоутвердиться. Человек считает, что ему все должны, что его не ценят и не уважают — поэтому он пытается доказать свою ценность через опоздания. Раз ждут, значит, он чего-то стоит.

С неприязнью к начальству и правилам — лучше к психологам. А что касается неприятных задач, люди часто стараются оттянуть их выполнение до последнего. Вместо этого — лучше начинать свой день именно со сложного, пока в запасе много энергии..

5. Ошибка планирования 😕 На удочку ошибки планирования попадаются даже те, кто обычно не склонен к опозданиям. Чего уж говорить о систематически опаздывающих. Дело в том, что человек не умеет предсказывать будущее. А прошлое ему часто и нагло врёт.

Суть ошибки планирования в том, что люди склонны преуменьшать количество времени, которое необходимо для решения задачи. Неточный прогноз по срокам запускает механизм откладывания.

Другая неприятность в том, что прошлый опыт дарит самоуверенность: если месяц назад со схожей задачей вы справились за 6 часов, то теперь-то, на опыте, вам точно потребуется меньше времени. Идя на поводу у такой идеи вы наверняка обнаружите себя опаздывающим по срокам и делающим всё в последний момент.

Причины опозданий и срыва сроков. Часть 1

1. В стрессе лучше работается 🤯 Чаще всего такой установкой грешат адреналиновые наркоманы: пока времени вагон и сроки не жмут, они могут вальяжно лежать на диване. Как только чувствуется спешка — гормон подстегивает бежать-делать-достигать.

Даже если вы в итоге справляетесь с задачей успешно, нет никакой гарантии, что в следующий раз будет так же. Внутри задач могут прятаться скрытые сложности, которые не дадут уложиться в срок. А по пути на встречу может произойти всякое: от ДТП до внезапного ремонта моста.

2. Виноваты биоритмы 🦉 Опаздывающие по утрам часто любят эту отговорку: мол, они совы, поэтому им тяжело вставать рано и приезжать на работу-учебу-что угодно еще вовремя. Совам действительно лучше работается во второй половине дня, но далеко не все люди, считающие себя совами, в действительности таковыми являются.

Некоторые принимают вялость и апатию по утрам за признаки хронотипа совы. На деле же виноваты недосып и «продуктивная» бессонница по вечерам в обнимку со смартфонами и ноутбуками. Чтобы точно определить свои продуктивные часы и перестать обвинять в своих опозданиях несчастных животных, достаточно попробовать метод биоритмов.

Что делать, если именно по пути на работу у вас спад активности? Попробуйте договориться о смене графика и сдвинуть рабочее время на час раньше или позже. Только не питайте иллюзий, что одно лишь это сможет уберечь вас от опозданий.

3. Черты характера 🤪 Некоторые люди списывают свои опоздания на черты характера: «Ну вот такой вот я человек!». Действительно, вечно опаздывающие часто имеют общие особенности — тревожность, оптимизм и тягу к приключениям, низкий уровень самоконтроля. Исследования доказывают, что таким людям сложнее оценивать время.

Если вы больше творческий любитель приключений, чем амбициозный достигатор, не верьте своим внутренним часам — скорее всего, они будут обманывать. Вместо них положитесь на четкое расписания дня: желательно, почасовое, чтобы вы точно видели, сколько времени в запасе у вас есть.

У типичных «опоздунов» есть сотни причин приезжать на встречи не вовремя или сдавать работу не в срок: от тонкостей душевной организации до непредвиденных пробок по утрам 🤬 Начинаем серию постов, где разберемся со всевозможными оправданиями и предложим 1️⃣0️⃣ лайфхаков, чтобы стать пунктуальнее.

Если планировать только рабочие дела и ничего не делать с хаосом в личных, могут начать страдать все сферы вашей жизни 😭

Без полноценного отдыха, баланса работы и жизни и внимания к тому, что действительно важно — не получится поддерживать высокий уровень продуктивности и энергии 🔋

⚠️ В статье рассказываем, почему стоит поскорее освоить индивидуальный тайм-менеджмент, чем он отличается от обычного и какие техники помогут его прокачать.

#личный_опыт

Привет! На связи Екатерина Мамонтова.
На прошлой неделе я собирала сына в летний спортивный лагерь. Использовала Сингулярити и наш чек-лист по полной 🔥 Делюсь опытом 😉

👉 Кейс:
— Спортивный заезд на отдельной базе с командой тренеров.
— От дома до базы 320 км, просто так на пару часов не поедешь, нужно хорошо продумать список вещей.
— Сын уже был там на спортивных сборах, тогда у нас в резерве было больше времени на подготовку, но не было нормального чек-листа.
— В этот раз времени было мало (неделя), куча дел, надо всё организовать быстро и точно.
— Сыну 11 лет и в течение учебного года я понемногу познакомила его с Сингулярити.

👍 Как мы подготовились:
1. Договорилась с сыном, что он сам подготовит список вещей. Обсудили, что собираться будем по этому списку и покупать недостающее тоже. Про ограниченный размер сумок он уже был в курсе 🙂
2. Скинула ссылку на нашу статью с чек-листом для вещей в лагерь, просто в Telegram.
3. Вместе со ссылкой скинула голосовое сообщение (ужас, ненавижу голосовые) с небольшими инструкциями:
🥋 Добавить в список весь инвентарь для тренировки, который необходим. Экипировка и т.д.
➕ Добавить аптечку с базовым списком того, что в прошлый раз пригодилось ему или другим ребятам. Это индивидуальный момент, в общем чек-листе по медикаментам, конечно, советы давать нельзя.
🍭 Указать отдельными пунктами, что из продуктов хочет взять в дорогу, что в лагерь. Тренера список разрешенного выдавали, так что запрещенку мы бы не стали покупать ))
🎒 Проверить количество по остальным вещам.
💡 Пункты, которые посчитает нужным перечислить дополнительно, чтобы не забыть — добавить.
4. На компьютере в приложении сын отредактировал чек-лист. Там ему было удобнее работать с большим количеством пунктов. В мобильном приложении добавлял отдельные задачи.
5. Пригласил меня в проект.
6. Я проверила список. Сократила только количество по некоторым вещам. В остальном придраться было не к чему.
7. С телефоном в руке я осмотрела шкафы и добавила тег «Купить»🏷 тем пунктам, которых не хватало.

🪄 Эти 7 шагов мы провернули в один день неделю назад.

8. В тот же день вечером я заказала некоторые вещи в маркетплейсах — то, что успевали привезти в течение 3-5 дней. Просто перешла к задачам по тегу и прошла по этому списку.
Потом в течение недели по списку докупили остальное (продукты, аптечку, +1 кроссовки).

9. В субботу вещи по чек-листу мы разложили на полу. Сын принес всё, что хранилось в его комнате. Мы с мужем — остальное. Разделили задачи:
✏️ Я подписывала вещи.
🛠 Муж занимался инвентарем (качать мячи, обрезать скакалку, проверять и упаковывать инвентарь).
🗃 Сын раскладывал в пакеты продукты и вещи с собой.
Во время сборов я несколько раз ловила себя на том, что без чек-листа мы бы точно что-то забыли.

10. Общими усилиями разместили вещи в сумках 🧳 В воскресенье открыли архив задач в проекте с чек-листом и ещё раз по нему пробежались — всё сверили.

🥳 Всё, бинго. Это были самые организованные сборы ребенка в лагерь за прошедшие 5 лет.

В качестве бонуса у нас теперь есть наш личный шаблон для следующих поездок – я сохранила копию проекта в архив.

P.S. Когда меня спрашивают, правда ли, что разработчики Сингулярити пользуются своим продуктом — я делаю вот такие глаза 😳 Ну, конечно! Ещё как пользуются :)

Игорь Манн: Как реально управлять делами? Прямой эфир сегодня! 🚀

Друзья!

Сегодня, 26 июня, в 19:00 Мск приглашаем вас на наш прямой эфир с легендарным Игорем Манном! Мы поговорим о том, как Игорь организует свои дела, стратегию и приоритеты в реальной жизни, а не по учебникам. Это уникальная возможность заглянуть за кулисы продуктивности одного из самых известных экспертов по маркетингу.

Темы эфира:

Стратегическое планирование: горизонты и методы.
Как справляться с рабочими и личными задачами.
Советы и лайфхаки от Игоря Манна.
Эфир будет проведен на наших Instagram (запрещен на территории Р.Ф.)-аккаунтах:

I/G Игоря Манна: @igor_mann
Мой I/G: @sibirix
Не пропустите возможность задать свои вопросы и получить ценные инсайты! Подключайтесь к эфиру и будьте с нами!

С наилучшими пожеланиями,
Команда SingularityApp

Интроверсия и экстраверсия — два полюса личности, описанные психологом Карлом Юнгом ещё в 1921 году. Эти термины характеризуют, откуда человек черпает энергию и как взаимодействует с окружающим миром 🔖ℹ️

Каждый из нас находится где-то между этими двумя полюсами. Человек уникален, а значит его путь к продуктивности не должен быть универсальным 📍 В статье разбираемся вместе с экспертами Shtab, как выбрать систему, которая идеально соответствует вашему типу личности ⭐️

🤯 Когда голова кипит от обилия рабочих и личных задач, а бумажные ежедневники уже не спасают, пора выбирать для себя таск-менеджер.

🔄 Разработчики не дремлют, с нашего прошлого обзора топ-планировщиков кое-что изменилось: кто-то собрался окончательно уходить с российского рынка, кто-то порадовал пользователей долгожданными новыми фичами, а кто-то отказался от привычных.

🆕 В статье собрали для вас актуальную подборку лучших таск-менеджеров в 2024 году, детально рассмотрели их функции и разобрались в преимуществах и недостатках.

🚀 Как наши разработчики решили проблему за 5 минут, которую сами создавали 2 дня! 🛠️

Вчера мне в комментариях задали отличный вопрос: "А как это 'они' создали проблему за 2 дня и решили за 5 минут? Можете рассказать историю из жизни проекта, если это не секрет?" — Вот вам история! 😉

Как-то раз, Макс Дорофеев, наш любимый гуру продуктивности, попросил добавить возможность импортировать специальные Excel-таблички в SingularityApp. Его ученики (из, кажется, Зеленого или Красного банка, не суть) походу обучения заполняли в Excel проекты и задачи. И идея была в том, чтобы эти таблички потом импортировать в наше приложение. Ну, для Макса мы готовы на всё! (Когда-то мы даже сделали "какашко-дни", но это уже другая история... 💩).

Итак, разработчики ринулись в бой. Создали новые пункты меню, написали кучу кода для импорта прямо из Excel, прикрутили автотесты. И вот, вечером в пятницу, ребята прибегают ко мне с горящими жопами глазами: "Надо выложить срочно, иначе приложение не успеет пройти модерацию в сторах!" 😱

Я в легком шоке: "Ребята, а зачем это вообще в продукте-то?" 🤔

Как оказалось, всё можно было решить гораздо проще. У нас уже давным-давно был отличный и отлаженный механизм для загрузки шаблонов проектов и задач в формате CSV. Мы делали шаблоны на разные случаи жизни, например, ремонта квартиры или сбора ребенка в лагерь. Нужно было просто конвертировать CSV из формата Макса в наш формат. 🎉

В итоге, никакой модерации в сторах не потребовалось, и проблему решили, ну не за пять минут, но точно быстрее, чем могло быть. Вот так, стараясь выдумать колесо заново, мы иногда забываем, что оно уже давно изобретено. 🛞😉

А у вас были такие случаи, когда всё решалось проще, чем казалось? Делитесь в комментариях! 😊

Лето ☀️ наконец началось, и надо его не упустить. Идеальный вариант – отправиться в поездку. Если не в отпуск на пару недель, так хоть на выходные. Например, в горы ⛰

К поездке надо подготовиться ⛺️ Статьи в интернете могут сбивать с толку – в одних пишут, что нужно взять с собой буквально всё, в других утверждают, что отдых в горах ничем не отличается от поездки в соседний город и достаточно пары футболок 👕

Чтобы не запутаться, мы собрали отличный чек-лист, чтобы подготовиться к такой поездке ✅

✔️ ТОП-8 книг по управлению временем, которые просто нельзя не прочитать

🧭 Таких руководств каждый год выходит не меньше нескольких десятков. Сориентироваться в этом океане контента очень не просто.

🔥 Мы собрали для вас топ-8 книг, которые прочитали сами и которые рекомендуем пользователям SingualrityApp и слушателям нашего курса.