Задачи для автоматизации стоит выбирать по потерям, которые нужно устранить. Сначала понять, где компания теряет время и деньги и почему. И только потом решать, что должна изменить автоматизация.
В 2023 году мы хотели быстрее готовить конструкторскую документацию (КД). Казалось, что слишком долго её разрабатываем. Купили «ЛОЦМАН» и «ВЕРТИКАЛЬ» компании АСКОН примерно за 12 млн рублей и начали внедрение.
Потом выяснилось: больше всего времени теряли не на разработке, а на согласовании КД - в переписке и передаче документов. Порядок работы толком не описали, сотрудникам не хватало подготовки.
Заметный результат дало собственное ПО для документооборота. А «ЛОЦМАН» и «ВЕРТИКАЛЬ» пока не востребованы: сейчас важнее убрать другие потери.
Найдите причину потерь.
Недостаточно увидеть, что процесс идёт долго. Нужно понять, где именно он тормозит. Если готовые документы большую часть времени ждут согласования, нет большого смысла ускорять черчение: один этап станет быстрее, а общий срок почти не изменится.
Я бы начал с нескольких завершённых заказов: посмотрел, сколько занял каждый этап и где возникало ожидание. Почему документы лежали? Не хватало исходных данных? Было лишнее согласование? Никто не понимал, кто делает следующий шаг?
Именно там обычно и находится задача, с которой имеет смысл работать.
Посчитайте, есть ли смысл автоматизировать.
Когда причина найдена, следующий вопрос - сколько она стоит компании. На первом этапе достаточно понять порядок цифр:
1️⃣сколько теряем сейчас;
2️⃣какую часть этих потерь реально убрать;
3️⃣сколько будет стоить изменение.
Такая приблизительная оценка помогает выбрать задачу для дальнейшей работы, но полноценный финансовый расчёт не заменяет.
Представьте работу после автоматизации.
Не начинайте с кнопок, уведомлений и отчётов. Сначала опишите, что человек будет делать по-другому после внедрения.
Например: комплект КД регистрируют и отправляют заказчику, программа напоминает о сроках ответа, сотрудники разбирают замечания, при необходимости отправляют КД повторно и регистрируют решение заказчика.
После этого можно задать измеримый результат: например, сократить средний срок согласования комплекта КД с 20 до 12 рабочих дней. Тогда через несколько месяцев можно сравнить факт до и после, а не спорить, «стало лучше или нет».
И только теперь ставьте задачу исполнителю
К этому моменту должно быть понятно:
1️⃣какую проблему решаем;
2️⃣какой результат хотим получить;
3️⃣как проверим, что он получен.
В задаче фиксируем ожидаемый результат, работу системы, ответственного, срок, бюджет, доступ к данным, обучение и порядок приёмки. Отдельно проверяем, реально ли получить результат с имеющимися сроками и ресурсами.
Не «покажете готовую систему - посмотрим», а заранее определённые показатели и критерии выполненной задачи.
Тогда получается цель по SMART: конкретная, измеримая, достижимая, значимая для бизнеса и ограниченная сроком.
Как понять, умеет ли менеджер ставить такие задачи.
Я бы не спрашивал кандидата, знает ли он SMART или умеет ли писать техническое задание.
Лучше взять реальный проект и пройти его от начала до конца:
1️⃣Почему выбрали именно эту задачу? Какие потери нашли?
2️⃣Как сформулировали результат, срок и бюджет?
3️⃣Как договорились принимать работу?
4️⃣Что получилось после внедрения и что сравнили до и после?
Так быстро становится видно, человек действительно управлял проектом или просто присутствовал рядом.
Поставить задачу на автоматизацию - это не выбрать программу и не написать длинное ТЗ. Сначала нужно понять, где бизнес теряет время или деньги. Потом решить, какую часть проблемы имеет смысл решать автоматизацией. И только после этого ставить задачу тем, кто будет её реализовывать.
Прочитать полную статью можно здесь
#Узнаем_PRO@seodnya #Автоматизация@seodnya
СЕОдня в социальных сетях:
VK • YouTube • MAX • Дзен