5 принципов эффективной электронной переписки

Как оптимизировать работу с электронной почтой, рассказывает Антон Краснобабцев.

1️⃣ Договоритесь о стандартном сроке ответа на письма

Определите время, которое сохранит баланс оперативности и планомерности - например, 8 часов.
Срок должен позволять всем участникам не “сидеть в почте” постоянно, а делать 2-3 погружения в день.
Если вам нужен ответ быстрее, просто предупредите получателя. Лучше - звонком или в мессенджере.
Если вы не успеваете ответить на письмо, предупредите и сообщите реалистичные сроки вашего ответа.

2️⃣ Чтобы получить реакцию, ставьте человека в “Кому”, чтобы просто держать его в курсе - в “Копию”

Ставьте в “Кому” одного человека - от которого вы ждёте ответ.
Если ваш адрес указан в поле «Кому», то ваша реакция на письмо – обязательна.
Адресаты из «Копии» получают письмо «к сведению» и не обязаны реагировать и даже смотреть письмо.
При ответе используйте кнопку «Ответить всем», чтобы не удалить получателей из “Копии”.
Если кого-то всё же нужно удалить, проговорите это: “Убрал Наталью из копии, потому что дальше уже вопрос закупки” или в неформальном коротком варианте “- Наталья”.

3️⃣ Тема - самая суть сообщения

Пишите тему очень кратко и без “воды”.
Один вопрос - одна цепочка.

4️⃣ Пишите кратко и структурно, от главного к деталям

Суть - в самом начале.
Если вы пересылаете письмо, от себя обязательно напишите поясняющий комментарий, например, «Проверь пожалуйста цены».
Не злоупотребляйте ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, жирным написанием и цветом.
Этот подход называется “принципом пирамиды Минто” - в честь автора Барбары Минто, и про него подробнее можно узнать в одноименной книге, а потренировать - на наших тренингах по переписке.

5️⃣ Делайте письма эффективнее

Используйте разные приёмы - например, стандартные структуры для писем с просьбами, претензиями, предложениями и т.д.
Развивайте неформально-деловой стиль переписки - тренируйтесь писать простыми словами и строить короткие предложения.
Отслеживайте тренды переписки, читайте книги по теме и наш телеграм-канал, смотрите ролики и тренируйтесь.

🔥 Или просто приходите на демо тренинга Антона Краснобабцева, где он расскажет об актуальных трендах, правилах и изменениях в деловой переписке: https://salttraining.ru/articles/biznes-perepiska-segodnja.html