Мне кажется, главная проблема большинства систем планирования в том, что они будто рассчитаны на человека, который всегда одинаково бодрый, одинаково мотивированный и одинаково продуктивный.

Но таких людей не существует (смиритесь).

Можно идеально разложить задачи по матрице Эйзенхауэра, составить OKR, расписать день по минутам и все равно к вечеру чувствовать себя выжатым. Знаете почему? Потому что в этом плане не нашлось места вам. Вы себя туда не поставили.

У каждого человека есть свои ритмы. Время, когда мозг работает быстрее. Когда легче принимать решения, писать сложные тексты, проводить переговоры или, наоборот, выполнять рутинные задачи.

Проблема начинается тогда, когда мы пытаемся жить вопреки этим ритмам. Или когда вовсе их не знаем.

Например, если вы "сова", то ежедневные созвоны в восемь утра будут забирать гораздо больше сил, чем вечерняя работа. Или вы замечаете, что после обеда у вас рождаются лучшие идеи, но именно на это время поставили спортзал, а творческие задачи оставили на утро. Или каждую зиму ругаете себя за то, что не можете жить в таком же темпе, как летом.

Мы часто воспринимаем снижение энергии как недостаток характера и не смотрим на простой вопрос - а может это биология?

Что можно сделать?

Первое начать наблюдать за собой.
В течение недели попробуйте записывать не только список дел, но и свое состояние.

Например:
• 7:30–8:00 — готовила презентацию. Работалось легко, идеи приходили сами.
• 13:00–15:00 — стратегическая задача. Постоянно отвлекалась, мысли «не шли».
• 17:00–18:00 — разбирала почту. Оказалось, именно в это время рутина дается проще всего.
• 20:00–21:00 — неожиданно быстро закончила текст, с которым днем не могла справиться.

Через несколько дней начинают появляться закономерности.

Второе- перестать требовать от себя одинаковой эффективности в любое время.

Есть задачи, которым нужен высокий уровень концентрации. Есть те, что можно спокойно делать на спаде энергии. И если поменять их местами, продуктивность часто растет без дополнительных усилий.

Третье - помнить, что биоритмы бывают не только суточными.

На наше состояние влияют время года, день недели, а у женщин — еще и фазы менструального цикла. Это особенности работы организма, которые важно учитывать.

И если вы руководитель, здесь есть еще одна важная мысль, которую не стоит забывать - ваши сотрудники тоже не одинаковые.

Кто-то принимает лучшие решения утром. Кто-то пишет код или аналитические тексты вечером. Кто-то после нескольких часов встреч уже не способен качественно выполнять сложную интеллектуальную работу.

Конечно, не все процессы можно подстроить под индивидуальные особенности. Но там, где это возможно, такая гибкость обычно окупается. Люди меньше устают, лучше справляются со сложными задачами и реже сталкиваются с выгоранием.

Планирование - это не только про задачи.
Это еще и про человека, который эти задачи выполняет. И вот тут как раз начинается менеджмент.

И тогда самый эффективный способ работать лучше - не искать новую систему тайм-менеджмента, а наконец понять, как устроены именно вы.

А вы замечали у себя часы, когда мыслится легче, а когда даже простые задачи требуют слишком много сил?

(о себе: вот я хорошо работаю в сон ребенка. Это как раз часы, когда продуктивность после игр по полям-полям резко вырастает)