На стройке произошло одно событие. 🏗
08:30. Стройплощадка.
— Металлоконструкции не пришли. Сегодня к монтажу не приступаем.
11:00. Начальник участка.
— Есть задержка поставки. Перестраиваем фронт работ.
16:00. Руководитель проекта.
— Выполняется корректировка последовательности производства работ.
Понедельник. Совещание у директора. ✅
— Ситуация под контролем.
Что изменилось, заметили?
Ничего. 🤷
Событие осталось тем же.
А информация изменилась полностью.
И самое интересное — никто не обманул.
Каждый честно выполнил свою задачу, сократив объём информации до уровня, который считал достаточным для своего руководителя.
Именно так работает отчётность практически на любом проекте.
Подрядчик готовит ежедневный отчёт.
Начальник участка делает сводку.
Руководитель проекта объединяет информацию по всем подрядчикам.
Проектный офис готовит презентацию.
Каждый следующий уровень управления получает уже не исходную информацию, а её более сжатую версию.
По дороге она:
📍сокращается;
📍обобщается;
📍комментируется;
📍интерпретируется.
В информатике есть понятие компрессии данных — уменьшение объёма информации. Иногда без потерь, иногда с потерями.
В управлении проектами происходит очень похожий процесс.
Только сжимается уже не файл, а информация о состоянии проекта.
Я бы назвал это эффектом информационной компрессии.
Эффект информационной компрессии — это неизбежное изменение представления о состоянии проекта вследствие последовательного обобщения информации на разных уровнях управления.
Информационная компрессия — не недостаток системы управления.
Это её неизбежное свойство.
Ни один руководитель физически не способен ежедневно прочитать тысячи писем, журналов работ, актов, графиков, протоколов и служебных записок.
Поэтому компрессия информации обязательное условие управления проектом.
📝Именно поэтому действует простое правило:
Чем выше должность руководителя, тем сильнее сжата информация, которую он получает.
Но проблема начинается тогда, когда вместе с объёмом начинает сжиматься контекст происходящего.
В какой-то момент руководитель принимает решения уже не по самому проекту, а по его упрощённой модели.
Получается интересный парадокс.
Чтобы эффективно управлять проектом, руководителю нужно меньше информации.
Но чем сильнее мы её сжимаем, тем выше риск потерять именно то, что действительно важно для принятия правильного управленческого решения.
Отсюда возникает ещё один вопрос.
Если информационная компрессия неизбежна, значит, руководитель должен управлять не только сроками, стоимостью и рисками проекта.
Возможно, он должен управлять ещё и потерями управленческой реальности.
То есть контролировать не только показатели проекта, но и потери контекста при их передаче между уровнями управления.
Но есть ещё один вопрос.
Можно ли в принципе снизить эффект информационной компрессии, не раздувая отчётность до небес?
Ведь любое увеличение объёма отчётности — это дополнительные трудозатраты, дополнительные ресурсы и, в конечном итоге, дополнительные расходы проекта.
Что думаете?
PM Pro | Александр Шатурный в МАКС