❓"Согласовано " или "Утверждаю": в чем разница?

📍Любопытно, но факт: недавно я столкнулась с непониманием команды проекта разницы между этими терминами .

📍Это два ключевых этапа в процессе электронного Документооборота , и между ними есть принципиальная разница.

Если коротко:

· Согласование — это обсуждение и доработка документа с заинтересованными сторонами.
· Утверждение — это придание документу юридической силы лицом, уполномоченным его принимать ( например, Утверждение задания на проектирование) или ключевое управленческое решение, принимаемое уполномоченным лицом.

Если говорить подробнее, то:

✅Согласование

Суть процесса: Коллегиальная оценка проекта документа, его доработка и получение одобрения от всех заинтересованных сторон (подразделений, экспертов, юристов и т.д.).

Цель:
· Учесть мнения и интересы всех участников процесса.
· Выявить и устранить ошибки, неточности, противоречия.
· Повысить качество и эффективность будущего документа.
· Достичь консенсуса перед тем, как документ будет направлен на окончательное принятие (утверждение).

Кто согласовывает:

· Руководители смежных подразделений (например, юрист, бухгалтер, руководитель сметного отдела, начальник ПТО).
· Эксперты и специалисты в данной области.
· Иногда — внешние организации (если документ затрагивает их интересы).

Результат:
· Виза согласования ("Согласовано") на самом документе или в отдельном листе согласования ЭДО

· Возможные варианты виз:
· Согласовано (без замечаний)
· Согласовано с замечаниями (с изложением сути замечаний)
· Не согласовано (с обоснованием причин)

✅Утверждение

Суть процесса: Окончательное принятие решение по документу

Цель:
· Легитимизировать документ, сделать его действующим.
· Ввести установленные документом нормы, правила или решения в действие.

Кто утверждает:
· Единоличный руководитель организации (Генеральный директор).
· Коллегиальный орган (Правление, Совет директоров).
· Уполномоченное должностное лицо (чьи полномочия закреплены в регламенте или другом документе).

Результат:
· Виза утверждения ("Утверждаю") с указанием должности, подписью, расшифровкой подписи и даты.

· Иногда документ утверждается не визой, а путем издания другого распорядительного документа (например, приказом: "Утвердить прилагаемую инструкцию...").

Ключевая характеристика: Процесс носит решающий характер. Это финальная стадия, после которой документ вступает в силу.

‼️ термины играют решающую роль в создании матрицы ответственности