Как вести записи о клиентах?

Один из основных технических вопросов, который приходится решать любому терапевту — как вести записи о работе с клиентами.

В чем мы видим проблемы?
1. Как сохранить конфиденциальность, чтобы эти записи были безопасны, даже если по любым причинам попадут кому-то на глаза?
2. Как отслеживать движение от встречи к встрече, не упускать и не забывать важное?
3. Что является тем самым важным?
4. Как оптимизировать процесс, чтобы уделять внимание самому клиенту, а не смотреть постоянно в свои записи?
5. Могут ли клиенты иметь доступ к этим записям?

Кажется, каждый создает для себя свою систему, решая эти проблемы приемлемым образом. Расскажем, к чему успели прийти мы:

1. Идентификаторы вместо имен
Припишите каждому клиенту какой-то идентификатор (например, числовой) и подписывайте свои заметки только этим кодом. Пусть файл, в котором вы соотносите идентификатор с именем и возрастом клиентов, хранится отдельно. Например, имя + идентификатор можно писать в календаре.

2. Тетрадки для каждого клиента
Многие из нас в детстве любили разные небольшие блокноты и тетради. Можно использовать отдельные тетради для каждого клиента. А можно сурово вести записи на листах А4, а потом группировать записи с помощью папок, скрепок или степлера.

3. Контрольные списки и рабочие листы
Используйте не только чистые листы для записей, но и готовые шаблоны. Например, у вас может быть лист с вопросами для первой встречи — ответы можно писать туда же. Или лист с матрицами при работе в ACT. Важным может быть рабочий лист, где мы фиксируем изменения в цене работы с конкретным клиентом, если мы меняем цены не синхронно. Также можно завести необходимый набор шаблонов в Notion. Кстати, это решит и предыдущую проблему.

4. Работать с записями сразу после сессии
Обычно мы ведем записи по ходу, идя на поводу у студенческой привычки конспектировать. В действительности важное из сказанных клиентом слов до конца сессии мы вряд ли забудем. Большинство записей легко можно оставить к этому моменту. Тогда же можно записывать свои гипотезы и планы на следующую встречу. Единственное исключение — если мы хотим записать точную цитату.

5. Информированное согласие
Ряд коллег включает в информированное согласие пункт о том, что клиенты могут запросить записи психолога. Причем, сделать это они могут в течение 3-5 лет. Этот вопрос важно продумать на этапе составления контракта. Клиентам бывает не менее важно иметь возможность вернуться к каким-то моментам сессии. Например, можно скидывать им фото своих записей сразу после сессии.

Мы поделились с вами частью практик, к которым пришли для упрощения системы записей. Вполне вероятно, что за свою практику вы придумали какие-то свои техники и лайфхаки. Мы бы хотели о них узнать!