Вам не нужно больше часов в сутках, чтобы все успевать

Если вы тонете в задачах, ничего не успеваете и заканчиваете день с мыслью «опять ничего не сделала» дочитайте до конца, потому что я тоже была в этой тарелке и знаю, как можно выбраться. 

В этом состоянии я жила годами, пока однажды критически не посмотрела  в свой календарь, а потом недели и месяца. И вопрос «почему так происходит» у меня сразу же отпал. 

Я даже удивилась, что вообще что-то успеваю, т.к календарь был забит встречами (иногда по 7 и даже 8 в день). Они не все были часовыми, а по полчаса или 20 минут. Что как выяснилось еще хуже. 

И даже когда встреч было немного (2-3), день был все равно не продуктивным. Я откисала от забега со встречами, разбирала мелочевку либо порывалась назначить какие-то встречи, чтобы было ощущение, что я хоть что-то делала за день. До больших сложных задач дело доходило редко. 

Я поняла, что у меня есть время, но я его плохо распределяю. И первое что стоит сделать — разобрать календарь по косточкам и наметить шаги, которые помогут мне не обслуживать встречи, а заниматься делом. 

При разборе, у меня появились кластеры встреч (у вас могут быть другие):
1/ регулярки с командой, руководителем, пирами
2/ синки по проектам
3/ налог на бюрократию (всякие встречи с другими отделами)
4/ зачем-то меня позвали (послушаю и параллельно поработаю)
5/ адхоки (внезапные встречи по решению вопросов)

Потом посмотрела сколько часов занимает каждая из групп и что я могу с этим сделать. Первыми под нож пошли регулярки, т.к их в неделю было не так много, но за месяц набегало часов 10, а это уже немало. 

Выработала правило — не хожу на встречи без повестки, спрашиваю зачем меня позвали (частый ответ был — подумали будет здорово тебя позвать), и там где мне кажется, что параллельно поработаю — не иду, т.к нормально не поработаю и во встречу буду не включена. 

И так с каждым кластером: о чем это, как часто нужно, что я делаю на этой встрече и нужно ли продолжать.

Это сильно разгрузило мой календарь (примерно на половину) и воздуха стало больше. Я чаще начала делать большие задачи, но не сразу. Т.к мой мозг привык получать дофамин каждые полчаса-час (как раз по окончанию встречи возникало чувство завершенности), а тут конфетку дают только когда сделаю задачу, а это часто даже не через 3 часа. Но это уже тема отдельного поста. 

По мере появления воздуха в календаре, сменился и подход к его заполнению. Например, я начала выделять дни под разный контекст, сбивать встречи в кучки по теме, работать блоками. И по этому стало намного легче, хотя часы в сутках были одни и те же. 

Этот подход я до сих пор практикую и регулярно делаю аудит на случай, если вдруг что-то пролезло в календарь. И помогаю своим клиентам настроить этот процесс, если возникает в этом потребность. 

Один, кстати, тратил на встречи 30 часов/неделю, и мы урезали до 8, не теряя в качестве работы, а наоборот повышая его. У другого мы отрезали немного (примерно 20%), но это позволило уменьшить количество ресурса, вследствие которого появился ресурс на большие задачи. 

Вывод. Если вам кажется, что постоянно не хватает времени — дело не в количестве часов, а в том, как вы их распределяете.