‍✅ Полезное в Эмплдокс: уведомления об отпуске — как не держать сроки в голове у кадровика

В отпускном процессе проблема часто не в самом документе, а в моменте: сотруднику нужно вовремя сообщить о предстоящем отпуске, а кадровику — не забыть, кому и когда отправить уведомление.

➡️ В EmplDocs рассылку уведомлений по графику отпусков можно настроить так, чтобы система сама формировала отправку за заданное количество дней до начала отпуска. При этом можно учитывать фактический отпуск и не отправлять лишние уведомления в зависимости от настроек.

➡️ Как это устроено?

1. Сначала определяется логика рассылки.
В настройках можно указать, за сколько дней до начала отпуска отправлять уведомление. Рассылка по заданному расписанию выполняется ежедневно — система проверяет, кому уже наступил соответствующий срок.

2. Можно выбрать, что именно отправлять сотруднику. В настройках доступны:
- отправка уведомления по email;
- формирование печатной формы для подписания;
- использование объектов ЛКС;
- выбор вида печатной формы;
- ограничение рассылки только сотрудникам, присоединённым к КЭДО.

3. Есть защита от повторных уведомлений.
В настройках есть параметр «Только одна рассылка для каждого периода отпуска». Если уведомление по конкретному периоду уже отправлялось, повторно оно не отправляется при следующем запуске.

4. Можно учитывать фактический отпуск.
Если фактический отпуск уже создан, поведение рассылки можно настроить отдельно: не отправлять уведомление, если отпуск создан; не отправлять, если отпуск проведён; либо отправлять всегда.

5. Для КЭДО можно добавить подписание.
При включении соответствующих настроек печатная форма КЭДО формируется и отправляется сотруднику в ЛКС. Если включена обязательность подписания с блокировкой ЛКС, сотрудник должен выполнить предусмотренное действие с документом, прежде чем продолжить работу в кабинете.

☑️ Практическая выгода:

▫️меньше ручного контроля за отпусками;
▫️единая логика рассылки вместо ручной отправки сотрудникам;
▫️меньше дублей благодаря контролю повторной отправки;
возможность встроить уведомление в КЭДО-сценарий с подписанием;
▫️прозрачнее сам процесс: понятно, по каким правилам и в какой момент формируется уведомление.

📚 База знаний EmplDocs: «Настройка рассылки отпусков по графику сотрудника».