несколько правил управления командой, которые я собрала на собственных ошибках

за годы предпринимательства я успела попробовать довольно много способов сделать так, чтобы команда работала быстрее, а я не превращалась в человека, через которого должны пройти вообще все процессы. в итоге поняла, что самые полезные управленческие решения часто довольно скучные: не очередная новая методология, а хорошо организованная базовая инфраструктура работы.

вот несколько вещей, которые у меня реально работают:

1. если информация нужна больше одного раза – она не должна жить только в переписке или в моей голове
одно из самых дорогих занятий для команды – постоянно заново добывать контекст. «а где тот файл?», «а что мы тогда решили?», «пришли последнюю версию», «у кого лежит финальная презентация?». каждый такой вопрос занимает пару минут, но когда людей и проектов становится много, из этих мелочей складываются часы.

2. у задачи должен быть один источник правды
когда несколько человек работают над одним файлом и постоянно пересылают его друг другу, очень быстро становится непонятно, где лежит актуальная версия и в какой из них учтены последние правки. поэтому мы стараемся работать вместе внутри одного документа: каждый видит последние изменения, может сразу внести свои, а команде не приходится тратить время на пересылку файлов и сверку версий.

3. рабочее пространство должно быть устроено так, чтобы человек мог найти нужное без моего участия
это вообще один из моих критериев нормально выстроенного процесса. если сотруднику для выполнения задачи постоянно приходится спрашивать руководителя, где что лежит, руководитель сам становится узким горлышком.

поэтому один из инструментов, который закрывает для меня сразу несколько этих принципов, – онлайн офис Яндекс 360, а именно – Яндекс Документы на Диске. документы команды можно хранить в одном рабочем пространстве на Яндекс Диске и работать над ними совместно: вместо пересылки файлов у всех открыт один документ с актуальными изменениями. меньше времени уходит на поиск, передачу контекста и выяснение, какая версия последняя.

4. не все должно превращаться в созвон
я стараюсь разделять задачи, для которых действительно нужно собраться и что-то вместе решить, и задачи, где достаточно нормально зафиксировать контекст. если вопрос можно понять, обсудить и закрыть без встречи – лучше так и сделать. это особенно чувствуется, когда у команды одновременно много проектов: каждый лишний получасовой звонок дробит день и съедает время, которое можно было потратить на нормальную глубокую работу.

зафиналить хочу важной мыслью про управление растущей командой: хороший процесс – это тот, для работы которого людям нужно как можно меньше дополнительной коммуникации. не потому что коммуникация плоха, а потому что звонки и сообщения должны уходить на обсуждение идей и принятие решений, а не на поиск файла, который кто-то видел три дня назад.

поэтому я бы начинала оптимизацию команды не с очередной сложной системы управления, а с очень простого вопроса: сколько времени ваши люди каждый день тратят не на саму работу, а на то, чтобы получить все необходимое для нее?