Разберу поступившие вопросы по архивному хранению документов аспирантуры. Основной пост здесь.

1) На основании чего формируется состав личного дела.

Единого документа вышестоящих органов нет. Необходимо разработать локальный акт, в котором перечислить те документы, которые помещаются в личные дела (ЛД). Основной принцип - необходимость и достаточность. Каждый помещаемый в ЛД документ должен подтверждать факт деятельности и самый простой пример - протокол КЭ, который подтверждает факт сдачи КЭ. Другой пример академический отпуск (АО). Процесс предоставления АО начинается с подачи заявления с предоставлением подтверждающих документов (если причина их требует!). На просьбу накладывается резолюция - решение. Оно является основанием, по которому формируется проект распорядительного акта. Таким образом в ЛД помещается заявление - оригинал, документ - подтверждение причины (при наличии!) - оригинал и выписка из приказа или его копия. Если решение отрицательное, то без выписки из приказа (копии). Таким образом, подтверждением факта будет являться сама резолюция.
Если в приказе только одна личность, то можно сделать копию, если 2 и более, то делается выписка из приказа. Это связано с оборотом персональных данных.