"Бардак начинается с этого" или несколько слов про архивы

Хотим мы или не хотим, хранение документов важная составляющая нашей работы. Сегодня есть некоторая неразбериха в этом вопросе. Попробую привести этот вопрос к ответу.

Итак, в процессе деятельности образуются документы разной направленности. Это:
1) документы, касающиеся личности - аспирантов, прикрепленных лиц, соискателей, научных руководителей.
2) документы, касающиеся нормативного обеспечения процесса - локальные нормативные акты.
3) документы, касающиеся самого процесса - образовательные программы по ФГОС, программы аспирантуры по ФГТ, программы КЭ, методические и аналогичные им материалы.
4) документы, обосновывающие оказание платных образовательных услуг (договоры, заявления на рассрочку платежа, документы, подтверждающие оплату).
5) документы, касающиеся подразделения-организатора процесса.
6) иные документы.

Структура дел, как и сроки их хранения устанавливаются номенклатурой дел организации. Этот документ согласовывается в архивном учреждении системы государственных архивов, в который в последствии будут сданы Ваши документы "на вечную стоянку".

Невозможно составить номенклатуру не зная перечня документов и сроков их хранения. Перечни устанавливаются соответствующим органом власти, в чем ведении находится архивное хранение документов.

Сегодня действует "Перечень 2019", утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (начало действия документа - 18.02.2020). НО! Этот перечень не содержит хоть какого-то упоминания об образовательных организациях.
Обратите внимание, приказ Росархива от 08.10.2020 № 131 в редакции от 08.04.2021 отменяет применение самого полного "Переченя типовых документов..., утвержденного Главархивом СССР от 15.08.1988" (Перечень 1988).

Это существенно усложняет обработку и организацию хранения документов по образовательной деятельности. Но нет такой ситуации, из которой нельзя бы выйти! При формировании номенклатуры дел можно воспользоваться и недействующими перечнями. Важно обосновать их применение. Кроме недействующих перечней, есть ведомственные перечни, которые попросту забыли отменить и они вполне себе действуют, например, Минобразованием РФ 11.05.1999 года утверждены методические указания по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения, которые составлены по Перечню 1988 и сегодня не отменены (по данным Консультант+).

На примере протокола о сдаче кандидатских экзаменов покажу процесс определения срока хранения.

Протокол, оформляемый в процессе работы комиссии по приему КЭ самый важный и необходимый для аспиранта и соискателя документ. Посмотрим на эволюцию наименований этого документа: с 1988 года по 1997 годы – протокол заседаний комиссий по приему кандидатских экзаменов; с 1998 года - протокол приема кандидатского экзамена, с 2014 года - протокол [решения экзаменационной комиссии].

При условии формирования отдельного дела "Протоколы....", документ "Протокол заседаний комиссий по приему кандидатских экзаменов" имеет срок хранения 50 лет (статья 626). В других (поздних) перечнях такого наименования документа нет.

В необходимом для использования Перечне 2019 наиболее близкими по смыслу являются:
1) статья 485 "Протокол заседания" со сроком хранения 10 лет;
2) статья 18з "Протоколы собраний структурных подразделений организации" со сроком хранения 5 лет.

При условии хранения протокола в составе личного дела (что оправдано), его срок хранения составит не менее 50 лет.

И так по другим видам и типам документов.

Подписаться