Провальный кейс #10. Когда решили избавить сотрудников от лишних совещаний

В одной IT-компании, где я работала HR BP, была вечная проблема с совещаниями. Компания не такая уж большая, около 180 человек, но иногда складывалось ощущение, что половина рабочего дня уходит исключительно на обсуждение работы, а не на саму работу. Особенно жаловались разработчики и аналитики. У некоторых календарь был забит настолько, что на свои непосредственные задачи оставалось часа три в день, и то если повезет.

При этом руководители тоже жаловались, что люди не успевают выполнять задачи в срок. Получался какой-то замкнутый круг: сотрудники сидят на встречах, потом доделывают работу вечером, а на следующий день снова идут обсуждать, почему ничего не успели.

Я предложила пересмотреть формат внутренних встреч. Идею поддержал операционный директор, с руководителями отделов мы тоже все обсудили. Договорились убрать часть регулярных созвонов, сократить продолжительность остальных и по возможности решать мелкие вопросы перепиской. Еще ввели два дня в неделю без внутренних встреч до обеда, чтобы у людей было время спокойно поработать.

Сначала все были очень довольны. Особенно сотрудники, которые раньше могли провести полдня в Zoom. На первой же неделе мне несколько человек написали, что наконец-то смогли нормально заняться задачами.

А примерно через месяц начались проблемы.

Первым пришел руководитель разработки. Рассказал, что команда несколько дней делала функционал по старым требованиям, потому что изменения обсудили в переписке, а до части разработчиков информация так и не дошла.

Потом подключился маркетинг. Оказалось, что вопросы, которые раньше решались на одном общем созвоне за полчаса, теперь обсуждаются в трех разных чатах. Причем люди периодически договаривались об одном и том же по несколько раз, потому что не знали, что коллеги уже приняли решение.

Особенно запомнилась ситуация с запуском одной фичи. Маркетинг готовил анонс на определенную дату, продуктовая команда считала, что релиз перенесли, а поддержка вообще узнала об изменениях за день до запуска. Раньше все эти люди хотя бы раз в неделю собирались на общей встрече. Ее мы тоже убрали, потому что она казалась слишком длинной и не особо полезной.

Я тогда еще пыталась разобраться, почему никто просто не написал в общий чат. Но оказалось, что общий чат есть, только все привыкли обсуждать рабочие вопросы в своих маленьких группах.

В итоге руководители начали самостоятельно возвращать встречи. Причем каждый свои, как ему было удобно. Через два месяца у некоторых сотрудников созвонов стало даже больше, чем до нашего эксперимента.

Самое обидное, что изначальная проблема никуда не делась. Люди по-прежнему жаловались на перегруженные календари, только теперь к этому добавились постоянные недопонимания между отделами.

В какой-то момент операционный директор предложил вернуть прежнее расписание и уже отдельно разбираться, какие встречи действительно не нужны. Так мы и сделали.

Меня эта история тогда прилично расстроила. Мы потратили кучу времени на согласования, всем понравилась идея, первые отзывы были отличные. А по факту только добавили людям проблем.

И ведь самое смешное, что сотрудники до сих пор периодически предлагают отменить половину совещаний. Когда напоминаю, что мы уже пробовали, отвечают: “Ну в этот раз можно же нормально сделать” 🤪

Может, и можно, да. Но второй раз проверять пока не хочется.

#провальныекейсы