Вам доверили серьезную работу — написать официальное письмо руководителю крупной госкомпании или даже целой страны. И вы уже знаете, что это — дело непростое, требует понимания огромного количества нюансов ☝️
Сегодня поговорим о том, как правильно все оформить, чтобы никого ненароком не оскорбить и не разгневать 🌩
⚠️ Второго шанса не будет, так что сейчас — время скрупулезной подготовки
✔️ Формальная часть письма
Важно указать правильный адрес, наименование компании, наименование должности Руководителя.
Адресат ожидает знания его должности! И это может быть Председатель, Президент… Отлично, если вы заранее уточните принятое в нужной вам стране наименование — к примеру, если для Средней Азии использовать Раис — вы профи.
Не полагайтесь на знания из других сфер: все может отличаться. Например, в РФ главный на атомной станции – не Генеральный директор, а Директор!
✔️ Важная информация
В письме обязательно нужно указать номер и дату, а еще — реквизиты исполнителя. Отсутствие номера и даты исходящего письма намекает на его неофициальный характер.
✔️ Тема
Чётко и без намёка на финансовые траты — это важно! Даже простые неточности в теме озадачивают, а мы же не хотим получить отказ «из-за чепухи».
⛔️ Никаких ошибок в именах и фамилиях
Это — золотое правило любой переписки, но тут цена ошибки особенно высока.
Обратите внимание на локальные особенности. Например, в Таджикистане при обмене документов обязательны стали национальные окончания фамилий: зод", "зода" и др. И Саидов стал Саидзода!
✉️ Внешний вид должен порадовать Главного:
✔️ Корпоративный стиль компании-отправителя: фирменные цвета в шапке письма, логотип, шрифт, деловая композиция; качество бумаги.
Живая подпись и печать подчёркивают намерения отправителя.
✔️ Учет специфики компании-получателя — здесь 2 аспекта:
🟡 соблюдение стандартов ведения деловой переписки госсектора,
🟡 использование официальной терминологии.
✔️ Учет личных качеств получателя — узнайте заранее, что нравится вашему адресату:
🟡 Ценит лаконичность — минималистичное оформление
🟡 Уважает традиции — классические шрифты и компоновка
Кроме того, важно сделать письмо удобным для чтения: четко выделить в нем важные моменты, чтобы было удобно просмотреть "по диагонали", сделать крупный шрифт и достаточные интервалы, чтобы человеку не приходилось напрягать зрение.
Случалось в моей практике разное: Председатель имеет дальнозоркость, но не любит очки; не верит в серьёзность письма на одной странице или наоборот — не будет читать многостраничные послания; вырос до руководства из сменного мастера и любит конкретику…
Узнать больше о предпочтениях и особенностях вашего адресата — это только часть работы. Впереди — сбор фактов, важный и ответственный шаг. Но это — тема для отдельного разговора 😉
#B2G #деловоеписьмо #копирайтинг #copywriting #сборданных
📩 Студент редакции Контентим Дмитрий Ляпер: о важных нюансах B2G копирайтинга