Появляются регламенты, схемы, инструкции, разные версии одних и тех же документов. При этом все они должны стыковаться друг с другом... В какой-то момент руководителям и сотрудникам уже сложно держать всё это в голове.
Помню, как в одной крупной нефтяной компании сотрудники насчитали 11 противоречивых документов за разные годы, описывающих одну и ту же сложную технологическую операцию. Все документы считались действующими.
Получается дилемма.
👉 С одной стороны, без формальных документов нельзя — иначе скатимся в бардак.
👉 С другой — если документация разрастается бесконтрольно, она начинает лишать бизнес мобильности. Раньше руководитель принял решение — и его сразу воплотили. Теперь нужно всё обдумать, согласовать, внести изменения в регламенты...
И вот вроде бы начиналось всё хорошо, а получилась какая‑то «бюрократия с кучей бумажек».
☝️Выход — в максимально полезной и компактной документации, которую действительно используют в работе и постоянно поддерживают в актуальном состоянии.
Например, у сотрудника могут быть краткие, на 1–2 страницы, понятные схемы тех процессов, в которых он участвует. И всё.
А если описание бизнеса — это многотомный труд, лежащий на сервере или в сейфе директора, грош ему цена. 🤷♂️
Документация — это модель вашего бизнеса, а не просто бумажки.
Как качество автомобиля зависит от его конструкции, так и успешность бизнеса — от того, как он спроектирован и как этот замысел воплощен в жизнь.
👷♂️И чтобы эта архитектура со временем не рассыпалась, полезно назначить «главного архитектора» компании — человека, который организует и координирует развитие системы, следит за ее целостностью и актуальностью, помогает рабочим группам и руководителям поддерживать порядок в бизнесе.
*По мотивам моей книги-практикума "Как навести порядок в своем бизнесе"
〰️〰️〰️
❗️Если вы чувствуете, что нужна помощь с наведением порядка в вашей компании, документация разрослась, а процессы требует донастройки, — обращайтесь. С радостью вам помогу разложить всё по полочкам и достигать новых высот. 🤝
Михаил Рыбаков. Системный бизнес, живая команда
#КнигиМихаилаРыбакова
#Управление
#ПорядокВБизнесе