В одной из небольших инициатив, которые я сейчас менторю, спросили, когда имеет смысл выносить административные задачи в отдельные позиции: чтобы был кто-то, кто не занимается исключительно финансами/фандрайзингом/управлением и т.д.

Не думаю, что это можно измерить с абсолютной точностью, но выглядит логичным зайти с другой стороны, и ориентироваться на ограничения, которые обычно накладывают государства и доноры на организации: не больше 20% административных расходов.

Соответственно, если ваши административные задачи начинают занимать около 20% рабочего времени организации, выглядит так, что для дальнейшего функционирования вам нужны будут дополнительные люди и специально выделенные роли.

То есть если в инициативе на 3 человека кто-то один из этих троих занимается только тем, что кем-то руководит, ведёт финансы, и занимается фандрайзингом, это скорее странно. А если у вас 10 человек, и до сих пор никто из них не занят полностью административными задачами, в скором будущем вас, вероятно, ждёт коллапс.