За годы работы я пробовала разное:
💋 у нас был удалённый финансовый менеджер;
💋 нанимала бухгалтера с функцией фин.директора;
💋 работали с командой Нескучных финансов.
Но, к сожалению, самым действенным, отрезвляющим и правильным мне кажется вариант, когда СЕО небольшой компании сам занимается управленкой.
Уже больше двух лет свожу все отчёты сама, сначала мне это давалось тяжело, но со временем приноровилась и теперь всё делаю довольно быстро.
💋Все процессы мы ведём в системе Мой склад Производство, отчёты собираю в Экселе.
Основная таблица - PnL (Profit and Loss - отчёт о прибылях и убытках).
Чтобы её собрать, мне нужны данные:
💋отгрузки за месяц выгружаю из Моего склада;
💋Cash Flow свожу в отдельном файле по банковским выпискам;
💋таблицу с затратами на логистику по каждому клиенту и поставщику получаю от менеджера по логистике;
💋себестоимость, которую считает Мой склад, перепроверяю по отчётам менеджера по закупкам;
💋ФОТ производства получаю от заведующей производством, ФОТ офиса считаю сама, страховые взносы и прочие налоговые выплаты присылает бухгалтер.
💋Лайфхак, который мне очень помогает быстро сводить Cash Flow:
Все наши платежи начинаются со спец.кода, в котором первое число означает, на что уходят деньги, а второе - ставку НДС. Например, 100-2 - оплата за ингредиенты с НДС 20%, 150-0 - логистика без НДС и так далее. Таким образом остаётся только выгрузить банковскую выписку в Эксель, в отдельном столбике отделить формулой эти пять цифр из назначения платежа и дальше в сводной таблице собрать траты уже по категориям.
PnL - это отчёт, который опирается на начисления, а не фактические затраты. То есть, например, я плачу аренду за октябрь в ноябре, но в PL эта трата всё равно будет засчитана за октябрь. И также со всем остальным, в том числе и с продажами: деньги от клиентов я получаю через 40 календарных дней, но в выручку отгрузка идёт тогда, когда мы отгрузили. Исключение: маркетплейсы. Продажи на Озон и Вайлдбериз мы считаем исключительно по реальным продажам за период, так как отгрузка на их распределительные центры это фактически просто перемещение продукции на другой склад, юридически товар остаётся нашим.
И выручку, и затраты очищаю от НДС (мы работаем на общей системе).
Основные показатели, которые мне интересны:
💋маржинальность по каждому каналу продаж (выручка минус себестоимость);
💋общая валовая прибыль (выручка минус себестоимость минус производственные расходы);
💋EBITDA (прибыль до налогов, процентов по кредитам и займам, амортизации);
💋чистая прибыль.
Во второй части расскажу подробнее, как формирую отчёт и выложу шаблон таблицы.
Лена, давай построим завод