В рамках цикла советов хотелось бы затронуть email-переписку, т. к. это то, с чем большинство из нас сталкивается ежедневно. Неоднозначная тема: вижу иногда советы, которые для меня — весьма-таки антипаттерны, поэтому буду только рад, если кто-нибудь с пылом ворвется в дискуссию. В общем, набор бест практик, набитых шишками и граблями, которых я стараюсь придерживаться:

1. Почта — узкий коммуникационный канал, плюс жуткий выедатель времени. Т. е. с одной стороны это обезличенный текст (где легко неверно интерпретировать эмоциональный фон — как нам, так и от нас самих), а с другой — отнимает кучу времени у аналитиков, особенно если они еле-еле ковыряют пальцами клаву. Я всегда за то, чтобы выбирать голос/лицо, когда требуется а) собрать/донести много информации или б) подразумевается активный диалог, с учетом, если в) устный канал доступен/уместен. Но у почты есть свои кейсы, когда она работает в плюс:
- Нужно собрать мысли в кучку, чтобы донести информацию аккуратно/точно.
Например, кинуть в стейкхолдера грамотно сформулированное обоснование подхода или деликатно обрадовать его тем, что критичный баг остановил работу компании.
- Нужно иметь факт коммуникации в письменном виде.
Например, аппрув на требования. Ссылаться на звонок, если мы не вели запись, или на переписку в Телеграме — ненадежные варианты, если понадобится прикрыть попу аргументацией. Отправитель не удалит письмо, прочитанное нами, и не подчистит наши логи почтового сервера.
- Нужно донести инфу до кучки людей.
Главное этим не злоупотреблять, ибо люто отвлекает людей от работы.
- Когда информацией в дальнейшем будут пользоваться.
Например, высылка спецификации требований или ссылки на нее, к чему стейкхолдеры еще не раз будут обращаться.

Важно: не превращаем почту в дефолтный канал коммуникации по инерции. Например, диалог-переписка с коллегой в соседней комнате — в такие моменты важно вовремя взять паузу и спросить себя “что за хрень мы сейчас творим”.

2. Почта — асинхронная коммуникация, если иное не продиктовано условиями работы (корпоративной политикой, ожиданиями стейкхолдеров или спецификой нашей позиции). Моментальный ответ на письма не требуется. Не нужно спешить показывать, как быстро мы умеем реагировать на входящие — письмо не подразумевает мгновенной реакции (в отличие от мессенджеров зачастую). В то же время стоит помнить про рамки, в течение которых нам все же стоит отреагировать, причём хотя бы с ответом “принял, взял в работу, вернусь позже” — о таком, кстати, часто забывают, и для заказчика мы тогда выглядим как молчуны, в черную дыру которых проваливаются письма. Часто по дефолту берут 24 часа на такое, и это хорошая практика. Кстати, срок ответа может быть определен корпоративной политикой, что стоит уточнить.

3. Автореплайи — полезная штука в контексте отпусков, праздников и больничных. Опять-таки, их политика может определяться компанией, и лучше проактивно это узнать. Стоит только исключать ситуации, когда вы стоите в СС, если почтовый клиент позволяет подобное настроить, ибо раздражает.

4. Правильно интерпретируем и пользуем СС и BCC. СС (копия) — это режим FYI (держим в курсе). Т. е. письмо — оно не тому, кто в CC, и не подразумевает от этого человека какой-либо реакции (если только сам он не захочет вклиниться).

BCC — то же самое, но ещё и в стелс-режиме. Помним, что reply all не затронет тех, кто был в BCC, и не боимся этого.

5. Подпись — стандарт и практически a must, но лучше иметь и варьировать формальную и неформальную подписи. Я по дефолту настраиваю в клиенте 4: 2 на русском и 2 на английском. Неформальная подпись (если иное не продиктовано политикой компании) — для переписки, когда контакт уже налажен, и ее плюсы в том, что она осознанно делает коммуникацию менее формальной и не занимает много места (так себе, конечно, видеть полотна подписей в письмах на две строчки, а тем более если ещё и с важной инфой о том, как мы бережем бумагу, какой поставили себе антивирусник или какой айфон себе купили).