Как НКО организовать оффлайн-мероприятие и не нарушить закон?

Организация оффлайн-мероприятий — это важная часть деятельности многих некоммерческих организаций. Форумы, культурные мероприятия, забеги — все это требует внимательной подготовки и соблюдения ряда юридических норм. Не соблюдая закон, НКО может столкнуться с административными санкциями, штрафами, а иногда и с приостановлением своей деятельности. Поэтому важно разобраться, какие шаги нужно предпринять, чтобы мероприятия были легальными и безопасными для участников.

📎 Заключение соглашения с площадкой - первый шаг при организации события. В этом соглашении помимо даты и времени прописываются "зоны ответственности" сторон: что и в каком объеме предоставляет место проведения, а что - НКО.
📎 Издание приказа о проведении мероприятия. В этом документе директор указывает наименование, дату и место проведения, а также устанавливает ответственных за мероприятие сотрудников. Рекомендую также издавать положение о проведении мероприятия (особенно оно пригодится при проведении спортивных событий), в котором отражаются его цели и задачи, требования к участникам, обязательства организатора, программа и т.д. Данное положение необходимо разместить на странице события на сайте НКО и в социальных сетях, чтобы участники смогли с ним ознакомиться.
📎 Разработка документов в области персональных данных. Если для мероприятия предусмотрен отдельный лэндинг, то на нем необходимо разместить политику оператора в отношении обработки персональных данных. Также заранее продумайте как будете брать согласие на обработку ПДн - при онлайн-регистрации или в месте проведения (и разработайте указанный документ).
📎 Получение разрешений и согласований органов власти. При планировании мероприятия вы должны понимать - сферы интересов каких органов будут затронуты. Именно к ним и нужно подавать обращения о согласовании проведения. К такому обращению прикладывается приказ о проведении мероприятия и положение. Этот шаг часто оставляют на последний момент, что неверно. Органы власти вправе запрашивать дополнительные сведения и документы, вносить корректировки в процесс проведения, поэтому закладывайте на этот шаг 3 месяца, не меньше.
📎 Заключение договоров с охранной организацией, станцией скорой помощи и др. Если по законодательству при проведении того или иного мероприятия на месте должны находиться сотрудники приведенных выше или иных организаций, то с ними необходимо заключить соглашения. В документе необходимо отразить дату, время мероприятия, количество предоставляемых специалистов. Не оставляйте это на последний момент.
📎 Заключение договоров с подрядчиками, поставщиками и исполнителями в случае, если НКО что-то необходимо для проведения мероприятия. В документе указываются сроки, место проведения и иные существенные условия, которые характерны для того или иного вида договора и обстоятельств.
📎 Заключение соглашений с волонтерами. Если в мероприятии планируется участие добровольцев, то рекомендую заключать с ними договоры, в которых указываются права и обязанности сторон, за что конкретно он отвечает, что делать не вправе.
📎 Рассылка участникам об особенностях мероприятия. Например, для участия в забеге необходима справка с допуском, которую очень часто участники забывают получить. Чтобы такого не происходило, напоминайте им несколько раз в рассылке, на официальном сайте (или сайте, посвященном мероприятию) и в соц. сетях о подобных требованиях.
📎 Проверка безопасности на месте в день проведения мероприятия. Это обязанность ответственного за данное событие. Посмотрите, все ли соблюдено из того, что необходимо по закону, или же есть угроза безопасности участников. Если имеется какое-то нарушение, постарайтесь его устранить до начала мероприятия.
📎 Не забывайте брать разрешение на использование изображений, если планируете использовать фотографии участников в своей деятельности.