Шаблоны есть, а что дальше?
Когда шаблоны разработаны – нужно ввести их в работу. Очень часто они оседают где-то на дисках, а иногда и на личных компьютерах сотрудников, что не дает пользоваться ими всем. В результате продолжают использоваться старые разрозненные версии документов.

Как это решить?
Можно использовать программы для создания реестра договоров. Например, «Договор партнер», «1С: Договоры», «Кларис» и целый ряд других аналогичных продуктов. Но покупать лицензию на них имеет смысл только в том случае, если у организации большое количество шаблонных договоров, значительное количество сделок и разветвленная система согласования. Если организация небольшая и (или) заключаемых ежемесячно договоров не так много, то можно обойтись подручными средствами.
1. Когда будут созданы шаблоны наиболее часто используемых документов, то их лучше перенести на общий диск НКО для обеспечения доступа всех сотрудников организации;
2. Для упрощения поиска актуальных форм лучше создать так называемый «документ-навигатор». Это документ на диске, в котором списком приведены наименования договоров, соглашений, актов к ним и т.д. (лучше разбить их по разделам для большего удобства – «пожертвования», «оказание услуг», «подряд» и др.) и добавлены ссылки на них в рамках диска. Когда сотруднику нужно найти какой-то шаблон, то он заходит в «документ-навигатор» и ищет нужное наименование документа, кликает на него и в соседней вкладке открывается необходимая форма.
Рекомендую настроить запрет редактирования шаблонов, чтобы в них не вносились изменения. Оставить только возможность копирования.
3. Когда сотрудник скопирует шаблонную форму, заполнит ее под свои нужды, важно направить документ на согласование.
Желательно, чтобы в организации была разработана политика согласования: когда, кому и в каких случаях направляется тот или иной документ после его получения от контрагента или составления.
Для процесса согласования вполне подходит программное обеспечение «Битрикс24», «Планфикс» и другие. В них создается задача, где размещается ссылка на документ или сам файл с документом, туда добавляются все согласовывающие его лица. После согласования задача закрывается (но ее всегда можно найти в системе, что важно при возникновении каких-то спорных ситуаций).

#договоры