Недавно наткнулась на очень точное высказывание Жаклин Бэрд: «Главное правило делового мира: читай всё, включая напечатанное мелким шрифтом». Применительно к некоммерческим организациям – у каждой из них должен быть организован договорный процесс. Одним из основных этапов его «настройки» является создание базы шаблонов.

Шаблоны договоров и закрывающих документов помогают сэкономить время и ресурсы, соблюдать законодательство, защищать интересы организации и повышать эффективность работы. Это очень важно, так как часто процесс заключения, исполнения и расторжения договоров в отсутствие в штате юриста ложится на директора, бухгалтера, координатора и других сотрудников (иногда и вовсе он не сосредоточен в одних руках, им занимаются все понемногу).

Подготовительным этапом для создания базы шаблонов является определение перечня документов, которые возможно и необходимо стандартизировать. Сделать это можно с помощью следующих критериев:
- регулярность применения документа (к примеру, более 5 раз в месяц – тут зависит от ежемесячного документооборота в организации);
- идентичность условий (от предмета до ответственности);
- возможность согласования условий с большинством контрагентов (т.е. вы понимаете, что предлагаемый шаблон их устроит и правки, если и будут, то в минимальном объеме).

К примеру, можно создать шаблоны договоров возмездного оказания услуг, подряда (если организация привлекает сторонних специалистов для периодического выполнения каких-то задач), договоры пожертвования и иные в зависимости от специфики деятельности НКО.

Преимущества стандартизации отдельных, наиболее востребованных, договоров:
1. Упрощение процесса их заключения. При наличии готовых шаблонов некоммерческая организация сможет значительно экономить время и усилия, используя стандартные формулировки, условия и положения. Это также поможет избежать возможных ошибок или упущений при составлении документов.
2. Соблюдение законодательства и защита интересов. Шаблоны договоров, разработанные с учетом законодательных норм и особенностей деятельности некоммерческих организаций, помогут обеспечить правовую защиту организации, а также конфликтов с контрагентами и неоправданных рисков.
3. Оптимизация внутренних процессов. Это возможность стандартизировать рабочий процесс, улучшить внутреннюю координацию и ускорить процесс подписания документов.

#договоры