Что такое машиночитаемая доверенность и как она может быть использована некоммерческими организациями?

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ, который содержит информацию о полномочиях доверенного лица. Он представляет собой альтернативу традиционной рукописной доверенности. МЧД может использоваться для упрощения внутренних процессов и взаимодействия с партнерами и контрагентами.

Главная задача МЧД — подтвердить, что сотрудник или внештатный специалист может подписывать электронные документы от имени организации. С 1 сентября 2024 года сотрудник может подписывать такие документы только сертификатом квалифицированной электронной подписи (КЭП) физического лица и прикладывать МЧД. Либо документы может подписывать сам директор сертификатом КЭП руководителя, ему МЧД не нужна.

Некоммерческие организации могут использовать МЧД для автоматизации своих процессов. Например, МЧД можно применять при отправке отчетности в государственные органы (к примеру, в ФНС РФ) или при взаимодействии с другими некоммерческими организациями. Это позволит сократить время на подготовку документов и снизить вероятность ошибок.

Использование МЧД требует соблюдения определенных правил:
📎 необходимо обеспечить соответствие МЧД законодательству и внутренним регламентам организации. Это включает в себя проверку полномочий доверенного лица, а также соблюдение всех необходимых процедур при оформлении МЧД;
📎 необходимо обеспечить безопасность использования МЧД. Некоммерческая организация должна принять меры по защите информации, содержащейся в МЧД, от несанкционированного доступа и изменения.

Для создания МЧД Федеральной налоговой службой был создан специальный сайт. В его функционал также входит последующее хранение такой доверенности. Кроме того, возможность создания и использования МЧД сейчас предусмотрена и у операторов ЭДО - "Контур", "Тензор" и других.