Календари и бесконечные карточки в Notion. Как мы систематизировали работу агентства

С большой силой приходит большая ответственность. А с большим количеством задач приходит нужда в систематизации.

У нас такая нужда появилась весной 2023 года. За один месяц появилось много новых клиентов с разными задачами, и нужно было за всем уследить.

Сперва мы использовали таск-менеджер и канбан-доски в Asana. Сейчас перешли на Notion и настроили все под себя. В этом посте рассказываем, как мы используем Notion и следим за агентскими делами и проектами.

Каждая задача должна быть зафиксирована
Вся суть любого таск-трекера в том, чтобы вносить туда свои задачи. Это позволяет не забыть о них. А еще так удобно ставить задачи кому-то другому. Если задача не записана — она скорее всего не будет выполнена. Ее забудут уже через день. Особенно в агентстве с большим потоком задач. Более того, если задача не поставлена, ответственность за невыполнение лежит не на том, кто должен был задачу выполнить, а на том, кто должен был задачу поставить.

У каждой задачи должен быть исполнитель и дедлайн
Когда мы ставим задачи, обязательно оформляем ее по всем пунктам — дедлайн, исполнитель, проект. Если не будет хотя бы чего-то одного — задача не считается поставленной, а шанс пропустить ее возрастает. Без «дедлайна» пропадает важность и срочность, задача отодвигается когда-нибудь «на потом». Без «исполнителя» — никто не отвечает за задачу и за качество ее выполнения (да и за выполнение в принципе). Без »проекта» — просто сложно сортировать задачи и контролировать ход проекта.

Каждый день начинается и заканчивается координацией
Поставить задачу в Notion — еще полдела. Каждое утро все сотрудники нашего агентства пишут план на день согласно своим задачам в Notion. И составляют календарь в Google Calendar.

Это нужно не столько, чтобы следить за тем, что сотрудники работали. В основном это нужно, чтобы понимать кто чем занят, в какое время. И не отвлекать тех, кто загружен сложными проектами. А еще это просто позволяет следить за тем, чтобы никто не забывал про свои задачи.

Вечером происходит такая же координация — сотрудники пишут о том, что успели сделать за день, а что переносится на следующие дни.

После внедрения Notion нам стало проще работать. Конечно, приходится тратить по 15 минут утром и вечером на планирование. Зато в течение дня задачи не забываются, и все всегда делается до дедлайна.

Ставьте 👍 если тоже планируете свои рабочие задачи.