10 причин лишних совещаний

Командная сессия двигалась своим чередом. На вопросы, поставленные ГД, ответы уже нашли. Про использование ИИ поговорили. Было утро второго дня, и мы планировали поговорить о том, что нам мешает. Ничто не предвещало интересной находки, как вдруг в Tellsy появилась идея «Мы не слишком эффективны, потому что у нас слишком много совещаний».

Ну появилась и появилась, наряду с парой десятков других гипотез. Я не придал этому значения. Однако когда стали ранжировать препятствия по степени влияния, «слишком много совещаний» взлетела на самый верх и набрала рекордные 89% значимости… и это на группе примерно в 100 руководителей.

Подгруппы наперебой хотели взять эту тему в проработку. Но я отдал ее авторам. После этого мы обсуждали ее всей группой, и начали генерировать возможные причины избытка совещаний. Оказалось, что симптом «у нас слишком много совещаний» может говорить о множестве проблем.

Вот топ-10 причин, по которым возникают «лишние» совещания:

1⃣ Плохое планирование и подготовка: пользы меньше, поэтому приходится встречаться чаще.

2⃣ Руководители привыкли к микроменеджменту: десятки встреч как способ наблюдения за работающими «под».

3⃣ Недостаток полномочий: если сотрудникам не хватает полномочий, приходится решать это на встречах.

4⃣ Неясные цели и задачи (это мой фаворит!).

5⃣ Лишние участники процесса: если в каждом решении участвует слишком много сторон, это увеличивает количество встреч. Еще хуже, если на совещание приглашаются те, кто на самом деле не нужен.

6⃣ Неэффективные процессы в организации: Если процессы неэффективны или устарели, будут лишние встречи, чтобы «обойти» неудобства.

7⃣ Избегание технологий: Вместо электронных согласований приходится собираться лично.

8⃣ «Некоторым важно ярче отсвечивать»: Политика и личные интересы отдельных лиц как повод для лишних встреч.

9⃣ Неспособность делегировать: Если менеджеры централизуют принятие решений, появляются лишние встречи для делегирования.

🔟 Недопонимание или культурные различия: Непроясненные ожидания или различия в культурах (например, при объединении) приводят к лишним встречам, потому что на попытки разрешить конфликты уходит больше времени.

❓А какие причины «лишних» встреч видите вы? Что вы делаете, чтобы сократить их количество и повысить отдачу от каждой минуты?

PS: Чтобы сократить количество совещаний, иногда нужно поработать над способом донесения информации. Например, чтобы объяснять свои решения более доходчиво и наглядно, руководителям бывает полезно рассказывать истории. Как это делать без опыта сочинительства - в нашей новой карте «Создаём историю за 4 минуты. Практический гайд».

@futurelearning
#стратсессии #оптимизация