Попробую в этом посте описать самую простую логику проверки корректности отчетов. Тотальная проверка корректности данных, по большому счету, нужно один раз, когда вы входите в компанию и впервые собираете систему.
Дальше работает другое правило: если три отчёта собраны из одной размеченной базы операций, большинство равенств выполняется само, благодаря методике сборки отчетов. Ломается этот принцип, в основном, от ручных правок: доначислили в таблице, поправили строку мимо базы, завели документ задним числом.
Наша задача не в том, чтобы каждый месяц сверять всё. Задача в том, чтобы собрать систему, в которой сверять почти нечего.
Есть три момента, которые я проверяю регулярно. Это занимает минут 25.
Первая. Деньги по кошелькам.
Остаток в ОДДС сверяем с первоисточником: расчётные счета — с банковской выпиской, кассы — с кассовой книгой или таблицей, в торой она ведется, карты — с выпиской по карте, депозит — с договором и выпиской.
Критерий: расхождение ноль по каждому кошельку, а не только по итогу. Итог может сойтись и при двух ошибках, которые перекрывают друг друга. Например, недостача по кассе и ровно такая же лишняя строка по счёту.
Вторая. Перемещения между своими кошельками.
Отбираем все операции со статьёй «Перемещение» и считаем сумму по приходу и по расходу. Разница должна быть ноль. Если не ноль, - ищем непарные операции.
Зачем это нужно: перемещения раздувают обороты ОДДС. Собственник видит «поступлений на 210 миллионов», а от заказчиков пришло 148. Остальное перекладывали со счёта на карту и обратно.
Третья. Три равенства баланса.
— актив равен пассиву;
— деньги в активе равны остатку из ОДДС на ту же дату;
— прирост капитала за период равен чистой прибыли за минусом дивидендов и других выплат собственнику.
Все три выполняются одновременно. Первое без двух остальных не доказывает ничего: баланс можно свести и на неверных данных, за счет балансирующей статьи.
Без этих трёх пунктов, есть риск, что отчеты неверные и выводы по ним делать нельзы.
Конечно, это далеко не все, что я провекряю. Например, периодически я сверяю ОПиУ с отчетами подразделений, рассчитываю и переход от прибыли к деньгам косвенным методом. Делаю сверки с контрагентами, проверю затраты по объекту при закрытии периода там, где есть незавершёнка, смотрю развёрнутые статьи баланса. Точек сверки достаточно много, какие-то нужно делать часто, какие-то - достаточно сделать 1 раз в кавртал или в полугодие.
Основное, что нужно сделать до проверок и для того, чтобы этих проверок требовалось, как можно меньше - это собрать базу данных и вывести из неё три отчёта так, чтобы равенства выполнялись сами, а не сводились руками каждый месяц.
Если вы хотите научиться строить систему управленческого учета так, чтобы они требовали минимального объема проверок, напишите мне слово ПРИБЫЛЬ.
💬 в Telegram
💬 в MAX